Tapşırıqların izlənməsi ilə layihə idarəetməsi eyni şeydirmi: fərq harada başlayır

Tapşırığın üç əsas sahəsi var: məsul, son tarix və status. Açıq, davam edir, tamamlandı kimi statuslar komandanın eyni dildə danışmasını təmin edir. Yaxşı tapşırıq siyahısı səhər iclasını qısaldır; heç kim 'bu iş kimdə idi' deyə soruşmur.

Tapşırıqların izlənməsinin gücü sadəliyindədir. Mühasibat ofisində bəyannamə hazırlığı, şou-rumda müştəriyə geri zəng, ofisdə müqavilə yeniləmə xatırlatması ayrı-ayrı tapşırıqlardır. Birinin gecikməsi digərini dayandırmır; hər biri öz tarixinə görə izlənilir.

Tapşırıq siyahısı təkrarlanan işlərdə də yaxşı işləyir. Hər ayın ilk həftəsində aparılan ƏDV hazırlığı, hər bazar ertəsi aparılan anbar sayımı, hər cümə göndərilən həftəlik hesabat hər biri bir tapşırıq şablonudur. Şablon bir dəfə təyin edilir, tapşırıq hər dövrdə yenidən açılır və məsulunun qarşısına düşür.

Layihə müvəqqətidir: onun başlanğıcı və təhvili var. İçindəki tapşırıqlar bir-birinə bağlıdır; ölçü götürülmədən istehsal başlamır, istehsal bitmədən quraşdırma aparılmır. Bu asılılıq tapşırıq siyahısında görünmür. Siyahı hər işi yan-yana düzür, hansının hansını gözlədiyini demir.

Dövlət qurumları da bu fərqi səviyyə-səviyyə aparır. Birləşmiş Krallıq hökumətinin layihə təhvili standartı GovS 002 portfel, proqram və layihə idarəetməsini ayrı səviyyələr kimi nəzərdən keçirir; standartın mətni GOV.UK-dakı nəşr səhifəsində yerləşir. Kiçik və orta biznes üçün bu səviyyələrin hamısı lazım deyil, amma tapşırığın layihədən ayrı vahid olması fikri eynidir.

Layihənin bir də əhatəsi var: nəyin təhvil veriləcəyi və nəyin verilməyəcəyi. Əhatə yazılmayıbsa, layihə səssizcə böyüyür. Müştəri kiçik bir əlavə istəyir, komanda bunu siyahıya yeni tapşırıq kimi əlavə edir və təhvil tarixi eyni qalır. Tapşırıq siyahısı bu böyüməni göstərmir; layihə idarəetməsi isə yeni tapşırığın tarixə təsirini dərhal soruşur.

Nümunə ssenari: İzmirdə reklam lövhəsi və fasad üzlüyü işləri görən bir firmanı təsəvvür edin. Firma hər müştəri üçün ölçü, dizayn təsdiqi, istehsal, quraşdırma və təhvil aktı addımlarından keçir. Dizayn təsdiqi gecikərsə, istehsal başlaya bilmir, quraşdırma komandasının həftəsi boşa çıxır. Bu firma tapşırıqları ayrı-ayrılıqda izləsə, hər tapşırıq öz tarixində 'açıq' görünər, amma təhvil tarixinin çoxdan sürüşdüyünü heç kim fərq etməz.

Eyni firmanın mühasibat tərəfi isə tapşırıq siyahısı ilə rahat işləyə bilər. Hesab-faktura yazmaq, ödənişi xatırlatmaq, bankla üzləşmə aparmaq ayrı işlərdir və bir-birini gözləmir. Bir şirkətdə iki iş qaydasının birlikdə yaşaması adi haldır.

Bu əlamətlərdən biri və ya bir neçəsi görünürsə, tapşırıq siyahısı artıq kifayət etməməyə başlayıb:

• Bir tapşırığın bitməsi başqa tapşırığın başlama şərtinə çevrilir.
• Eyni müştəriyə verilən təhvil tarixi bir neçə nəfərin işindən asılıdır.
• Səhər iclasında verilən sual 'kim geri qalıb' əvəzinə 'təhvil tarixi tutacaqmı' olur.
• Bir işin əhatəsi dəyişəndə hansı tapşırıqların təsirləndiyini heç kim bilmir.

Tapşırıq siyahısında gecikən iş sayılır və önə çıxır; rəhbər kimin geri qaldığını görür. Bu, əksər işlər üçün kifayətdir. Layihədə isə əsl sual gecikmənin özündən çox təsiridir: dizayn təsdiqi gecikdi, bu quraşdırmanı hansı günə keçirir, müştəriyə verilən tarix hələ də qüvvədədirmi.

İzmirdəki reklam lövhəsi firması üçün bu fərq konkret telefon zənginə çevrilir. Tapşırıq siyahısı ilə işləyən firma müştəriyə quraşdırma günü zəng edib təxirə salınma barədə xəbər verir. Layihə qaydası ilə işləyən firma dizayn təsdiqinin gecikdiyi gün yeni quraşdırma tarixini görür və müştəriyə tezdən, səbəbi ilə birlikdə xəbər verə bilir.

Buna görə layihədə risk erkən görünməlidir. Tarixi yaxınlaşan, amma başlanmamış tapşırıq hələ gecikmiş sayılmır, lakin layihənin qalan hissəsi üçün xəbərdarlıq işarəsidir. Rəhbərin bu işarələri bir baxışda necə oxuyacağını rəhbər üçün həllər səhifəsi izah edir.

Tapşırıqların ayrı alətdə, layihənin başqa cədvəldə, müştərinin isə CRM-də durduğu qaydada hər səhər məlumat daşınır. Satış komandası təklifin qəbul edildiyini yazır, layihə məsulu bunu ayrıca öyrənir, quraşdırma komandası tapşırığını üçüncü bir yerdən alır. Eyni məlumat dəfələrlə yazılır.

Tapşırıq təsdiqi də bu bağlılığın bir hissəsidir. Dizayn təsdiqi kimi addımlar 'tamamlandı' işarəsinin yanında səlahiyyətli şəxsin təsdiqi ilə də bağlanmalıdır. Layihənin müştəri qeydinə necə bağlandığını layihə idarəetmə proqramı nədir yazısında oxuya bilərsiniz.

Bağlılığın digər üzü hesabatdır. Tapşırıqlar layihəyə, layihə müştəriyə bağlıdırsa, rəhbər bir müştərinin bütün açıq işlərini, bir layihənin hansı addımda gözlədiyini və hansı komandanın əlində ən çox gecikən iş olduğunu eyni qeydlərdən oxuyur. Ayrı alətlərdə bu suallar ayrı-ayrı cədvəllər tələb edir.

Tapşırıq ekranı gecikən tapşırıqları ayrıca sayır və risk altındakı tapşırıq üçün xəbərdarlıq verir; beləliklə, gecikmə baş verməzdən əvvəl verilən erkən xəbərdarlıq tapşırıq siyahısının içində görünür. Tapşırıq təsdiq gözləyən vəziyyətdə saxlanıla bilər və hər tapşırıq avtomatik kod alır; bu da bir tapşırığı müzakirə edərkən eyni qeydə işarə etməyi asanlaşdırır.

Layihələr, tapşırıqlar və tapşırıq təsdiqləri eyni nüvənin ekranlarıdır. Layihə və maliyyə müştəri kartının Layihələr və Maliyyə bölmələrindən açılır; müştəri məlumatı bir dəfə daxil edilir və layihə eyni qeydin üzərində aparılır. Beləliklə, reklam lövhəsi firmasında satış ilə quraşdırma arasında əl ilə daşınan məlumat azalır. Layihə izləməsinin interyer memarlığı ofisində necə göründüyünü memarlıq ofisində layihə izləməsi yazısında oxuya bilərsiniz.