# Как вести архив договоров: подпись и даты | Corex360 > Архив договоров хранит подписанный договор, приложения и даты с фиксацией доступа. Собственноручная и электронная подпись, названия файлов, сроки и права. Источник: https://www.corex360.com/ru/blog/kak-vesti-arkhiv-dogovorov Последнее обновление: 2026-09-29 --- ![Человек достаёт коробку с архивных полок с подписанными коробками, впереди ручка и ключ на пюпитре] Документы # Как вести архив договоров: подписанный документ, даты и доступ Архив договоров – это порядок хранения окончательной подписанной редакции договора, приложений к нему и дат начала, окончания и уведомления, при котором видно, кто к ним обращался. В хорошем архиве договор и находится легко, и продлевается вовремя. [Запросить демо](https://www.corex360.com/ru/kontakty?konu=drive#form) [Corex360](https://www.corex360.com/ru) [Blog](https://www.corex360.com/ru/blog) Как вести архив договоров: подписанный документ, даты и доступ Содержание - 01 Что хранит хороший архив договоров? - 02 Достаточно ли скана договора с собственноручной подписью? - 03 Как называть файлы договоров? - 04 Как не пропустить даты окончания и уведомления? - 05 У кого должен быть доступ к архиву договоров? - 06 Где хранятся договор и его файл в Corex360? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/ru/blog#blog-hakkinda)** Сооснователь, специалист по ИИ · Corex360 25 сентября 2026 г. 5 мин чтения [Модули](https://www.corex360.com/ru/moduli) [Решения](https://www.corex360.com/ru/resheniya) Архив договоров – это порядок хранения окончательной редакции каждого договора, который подписывает компания, приложений к нему и важных дат, при котором видно, кто к ним обращался. У архива две задачи: находить нужный договор и вовремя показывать те, срок которых подходит к концу. Договор, который лежит в папке, но дата окончания которого не записана ни в чьём календаре, заархивирован наполовину. ** 01. ## Что хранит хороший архив договоров? ** Короткий ответ Хороший архив хранит окончательный подписанный текст, приложения и изменения к нему, стороны, даты начала, окончания и уведомления и лицо, ответственное за договор; черновики в архив не попадают или помечаются как черновики. Пример: представьте компанию в Измире, которая оказывает отелям услуги прачечной. С каждым отелем подписывается договор оказания услуг, с некоторыми дополнительный протокол, с поставщиками отдельные договоры. Когда отель спрашивает о пункте о цене, а у компании есть несколько черновиков одного и того же договора, гуляющих по почте, чтобы понять, какой из них подписан, нужно время. Поэтому архив начинается с окончательного подписанного текста. Черновики, переписка по согласованию и неподписанные копии хранятся вне архива или явно помечаются как черновики. Приложения и позже подписанные протоколы хранятся рядом с основным договором, в той же записи; приложение, отправленное в отдельную папку, со временем теряется. В каждой записи о договоре должны быть следующие сведения: - Стороны и тип договора. - Дата подписания, даты начала и окончания. - Срок уведомления: не позднее какой даты нужно сообщить о решении не продлевать договор. - Сумма и условия оплаты. - Лицо, ответственное за договор. - Подписанный файл и приложения к нему. ** 02. ## Достаточно ли скана договора с собственноручной подписью? ** Короткий ответ Скан облегчает поиск, но не всегда заменяет оригинал с собственноручной подписью; а документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, по закону имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Закон Турции об электронной подписи № 5070 устанавливает, что квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная. Тот же закон содержит исключение: юридические действия, для которых закон требует официальной формы или особой процедуры, а также договоры обеспечения, кроме банковских гарантийных писем и поручительств, выданных страховыми компаниями, зарегистрированными в Турции, нельзя совершить с квалифицированной электронной подписью. Актуальный текст закона находится в [Информационной системе законодательства Турции](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5). Для договора с собственноручной подписью скан – это копия; в споре могут потребовать оригинал. Поэтому многие компании хранят оригинал в бумажном архиве, скан в цифровом и связывают две записи: в цифровой записи указано, в какой папке лежит оригинал. Для каких договоров нужно хранить оригинал, решите вместе с юристом; этот раздел носит общий характер. С договором, подписанным квалифицированной электронной подписью, всё наоборот. Оригиналом является сам цифровой файл; копия, которую распечатали и снова отсканировали, теряет возможность проверки подписи. Этот файл нужно хранить в исходном виде вместе с данными подписи. ** 03. ## Как называть файлы договоров? ** Короткий ответ Название файла состоит из имени контрагента, типа договора и даты подписания, и все используют один формат; приписки вроде 'final', 'final_final' или 'novyi' не заменяют номер версии. Чаще всего архив ломается на названии файла. Когда 'dogovor_final.pdf', 'dogovor_final_podpisan.pdf' и 'dogovor_novyi.pdf' лежат рядом в одной папке, понять, какой из них действует, без открытия невозможно. Проблему решает один выбранный формат: имя контрагента, тип договора, дата подписания. В компании из Измира это может быть название файла, которое начинается с названия отеля, слов 'договор оказания услуг' и дня подписания. Правило именования должно быть записано и выдано каждому новому сотруднику. Структура папок строится по той же логике: по контрагенту или по типу договора. Если настроить обе сразу, один и тот же файл копируется в два места, и со временем копии расходятся. ** 04. ## Как не пропустить даты окончания и уведомления? ** Короткий ответ В календаре вместе с датой окончания должен быть записан последний день, когда можно направить уведомление; если в договоре, который продлевается сам, этот день упущен, договор чаще всего продлевается по собственному пункту, хотя никто этого не хотел. Во многих договорах оказания услуг и аренды есть пункт о том, что договор продлевается сам, если одна из сторон не уведомит об обратном за определённый срок. Если в архиве записана только дата окончания, напоминание приходит уже после того, как срок уведомления прошёл. В календарь нужно вносить именно последний день, когда ещё можно направить уведомление. Для прачечной в Измире это правило действует и для договоров оказания услуг с отелями, и для договоров с поставщиками. Если договор с поставщиком моющих средств тихо продлится, компания упустит возможность рассмотреть более выгодное предложение. Если напоминание привязано к календарю одного человека, оно уходит вместе с ним в отпуск; если привязано к задаче, остаётся с её ответственным. Тот же порядок переносит и другие даты внутри договора: период пересмотра цены, срок действия банковской гарантии, обязанность регулярного обслуживания или отчётности. Если эти даты остаются спрятанными в тексте, их замечают, только когда о них напоминает другая сторона. Если при передаче в архив выписывать эти даты из каждого договора в запись, архив переезжает из шкафа в календарь. ** 05. ## У кого должен быть доступ к архиву договоров? ** Короткий ответ Доступ к договору должен быть у того, кому он нужен по работе: продажи видят договоры своих клиентов, закупки – договоры поставщиков, бухгалтерия смотрит условия оплаты, а то, кто какой файл открывал, остаётся в записи. Договор – это коммерческая тайна: в нём есть цены, скидки, штрафные санкции и условия оплаты. Папка с договорами, открытая всем на общем диске, создаёт риск и при уходе сотрудника, и при ошибочной отправке. Доступ нужно сужать по контрагенту или отделу, а ссылки, отправленные наружу, должны иметь ограниченный срок. Архив является частью управления договорами. Структуру, которая охватывает процесс от подготовки договора до его продления, описывает статья [управление договорами](https://www.corex360.com/ru/glossariy/upravlenie-dogovorami). О хранении файлов в привязке к записи, к которой они относятся, можно прочитать в статье [система управления документами](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota). ** 06. ## Где хранятся договор и его файл в Corex360? ** Короткий ответ В Corex360 карточка договора хранит тип, сумму, даты начала и окончания и автора; подписанный файл хранится в Corex Drive в привязке к записи. В карточке договора хранятся тип, сумма, даты начала и окончания и автор; статусы: «Черновик», «В работе», «Активен», «Ожидает» и «Завершён». Шаблоны договоров разделены по категориям. Предложение и договор находятся во вкладках «Предложения» и «Договоры» одной и той же карточки клиента. Файлы хранятся внутри записи, к которой относятся; в карточке клиента есть вкладки «Файлы» и Drive. В Drive файлы зашифрованы и привязаны к правам, обмен идёт через ссылки с ограниченным сроком, которые можно отозвать, а каждый просмотр и каждая загрузка фиксируются. Общие пространства открывают общие папки по отделам или темам, а метки компания задаёт сама. Разделы Drive показывает страница [Corex Drive](https://www.corex360.com/ru/moduli/corex-drive). Даты начала и окончания договора хранятся в карточке договора; по карточке видно, у какого договора приближается окончание. Условия продления и решение о подписании определяете вы; на решениях по договорам [X AI](https://www.corex360.com/ru/x-ai) останавливается и спрашивает. ## Материалы - [Информационная система законодательства Турции, Закон об электронной подписи № 5070 (актуальный текст)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Последняя проверка 24 сентября 2026 г. ## Как подготовлена эта страница? - Автор: [Şevket Erer](https://www.corex360.com/ru/blog#blog-hakkinda), Сооснователь, специалист по ИИ - Источники: сведения о законодательстве, официальных органах и производителях берутся из первичных источников в списке «Материалы» на этой странице; рядом с каждым источником указана дата последней проверки. - Сведения о продукте: утверждения о Corex360 основаны на записях компании о фактах продукта; неподтверждённые функции не описываются. - Использование ИИ: текст пишет команда Corex360; инструменты ИИ применяются при подготовке черновиков и переводе. [Редакционные принципы](https://www.corex360.com/ru/o-kompanii#yayin-ilkeleri) - Даты: первая публикация 25 сентября 2026 г. . [Порядок исправлений](https://www.corex360.com/ru/o-kompanii#duzeltmeler) ## Вопросы и ответы ** 01 Что такое архив договоров? ** Архив договоров – это порядок хранения окончательных редакций договоров, которые подписывает компания, приложений к ним и важных дат, при котором видно, кто к ним обращался. ** 02 Сколько нужно хранить договоры? ** Срок зависит от типа договора и соответствующего законодательства; для коммерческих документов, налоговых записей и трудовых договоров сроки разные. Составьте таблицу сроков вместе с внешним бухгалтером и юристом. ** 03 Как архивировать договор с электронной подписью? ** Документ с квалифицированной электронной подписью нужно хранить как исходный файл вместе с данными подписи. Копия, которую распечатали и снова отсканировали, теряет возможность проверки подписи. ** 04 Нужно ли хранить черновики договоров в архиве? ** Черновики нужно хранить отдельно, чтобы их нельзя было спутать с подписанным текстом, или помечать как черновики. История согласования может пригодиться в споре, но действующим текстом является только подписанный. ** 05 Как отслеживать договор, который продлевается сам? ** В календарь рядом с датой окончания записывается последний день, когда можно направить уведомление. Напоминание привязывается не к календарю одного человека, а к задаче, назначенной ответственному за договор. ** 06 Можно ли использовать шаблоны договоров в Corex360? ** Да. В Corex360 есть шаблоны договоров и категории шаблонов; карточка договора хранит тип, сумму, даты начала и окончания. ✳ **Посмотрите, как эта проблема решается в вашей работе** Несколькими короткими вопросами мы узнаём вашу работу; демо готовим с вашими каналами, вживую и онлайн. [Запросить демо](https://www.corex360.com/ru/kontakty?konu=drive#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[Corex Drive](https://www.corex360.com/ru/moduli/corex-drive) Похожие статьи ## Продолжайте читать. [Назад в блог](https://www.corex360.com/ru/blog) [Документы Что такое СЭД (система управления документами)? Как файл привязывается к карточке клиента Система управления документами хранит документ, делает его находимым и привязывает доступ к правам. Почему общей папки мало и что даёт привязка к клиенту? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 01](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota)[Бизнес-аналитика Управленческий отчёт или экран решений: где заканчивается отчёт в Excel Отчёт руководителя сводит период для того, кто решает; отчёт в Excel застывает в момент подготовки. Некоторые задачи Excel всё же делает хорошо. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 02](https://www.corex360.com/ru/blog/upravlencheskaya-otchetnost-bez-excel)[Цифровизация Покупка бизнес-ПО с поддержкой цифровой трансформации KOSGEB: кого охватывает, что требует Поддержка KOSGEB покрывает проценты по кредиту малых и средних производителей на покупку ПО и оборудования. Условия, отчёт о зрелости, шаги и частые ошибки. Дата 28 сентября 2026 г. Читать статью 03](https://www.corex360.com/ru/blog/podderzhka-kosgeb-tsifrovaya-transformatsiya)[Цифровизация Цифровизация малого и среднего бизнеса: с чего начать и почему она буксует? Цифровизация малого бизнеса переносит записи о работе из Excel, WhatsApp и папок в общий порядок. Почему попытки бросают и с какой работы начинать? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 04](https://www.corex360.com/ru/blog/tsifrovizatsiya-msb)[Бизнес-аналитика Что такое бизнес-аналитика и чем она отличается от отчётов и KPI-панелей? Бизнес-аналитика связывает разрозненные записи и выводит вперёд то, что требует решения. Её части, связь с отчётами и панелью KPI и применение в малом бизнесе. Дата 22 сентября 2026 г. Читать статью 05](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-biznes-analitika)[Бизнес-аналитика Что такое KPI-панель? Первый экран, который руководитель открывает утром Панель KPI собирает на одном экране показатели движения к цели с порогами и ответственными. Что на неё попадает и почему на неё перестают смотреть? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 06](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-dashbord-kpi)[Ассистент Что ИИ-ассистент в CRM делает, а чего не делает ИИ-ассистент в CRM читает переписку, делает сводки, готовит черновики и следит за делами; решение за вами. О риске неверного ответа спросите до выбора. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 07](https://www.corex360.com/ru/blog/ii-assistent-v-crm)[Ассистент Что такое движок правил в бизнес-процессах: напоминания, назначение, одобрение Движок правил превращает работу из памяти в письменное правило: триггер, условие, действие. Что в неделе отдела продаж привязать к правилу и где согласование? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 08](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-dvizhok-pravil) ## Связанные вопросы **[Когда сообщение KEP считается прочитанным?](https://www.corex360.com/ru/glossariy/kep-zaregistrirovannaya-elektronnaya-pochta#sss)** Даже если владелец не заходит в аккаунт, кроме случаев непреодолимой силы, сообщение, пришедшее в течение рабочего дня, считается доставленным и прочитанным на следующий рабочий день (Регламент о KEP, ст. 12 ч. 2). Поэтому компании с KEP-адресом нужно регулярно проверять аккаунт. Была ли эта страница полезной?