# Что такое личное дело? Цифровое ведение | Corex360 > Личное дело – документы и записи, которые работодатель ведёт на каждого сотрудника. Состав, данные о здоровье, права доступа и правила цифрового ведения. Источник: https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-lichnoe-delo-sotrudnika Последнее обновление: 2026-09-29 --- ![Сотрудник кладёт лист в лоток рядом с серыми папками на полке, внизу запертый шкафчик] HR # Что такое личное дело сотрудника и как вести его в цифровом виде Личное дело – это дело, которое работодатель заводит на каждого сотрудника и в котором вместе с данными о личности хранит документы и записи, требуемые законодательством. При цифровом ведении типы документов, права доступа и правила хранения задаются с самого начала. [Запросить демо](https://www.corex360.com/ru/kontakty?konu=ik#form) [Corex360](https://www.corex360.com/ru) [Blog](https://www.corex360.com/ru/blog) Что такое личное дело сотрудника и как вести его в цифровом виде Содержание - 01 Зачем ведётся личное дело? - 02 Какие документы входят в личное дело? - 03 Как защищаются конфиденциальные документы, например медицинские заключения? - 04 Как завести электронное личное дело? - 05 Что происходит с личным делом, когда сотрудник уходит? - 06 Где хранятся документы сотрудников в Corex360? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/ru/blog#blog-hakkinda)** Сооснователь, специалист по ИИ · Corex360 25 сентября 2026 г. 5 мин чтения [Модули](https://www.corex360.com/ru/moduli) [Решения](https://www.corex360.com/ru/resheniya) Личное дело – это дело, которое работодатель заводит на каждого своего работника и в котором наряду с данными о личности работника хранит документы и записи, оформления которых требует законодательство. [Закон о труде](https://www.corex360.com/ru/tablitsa-trudovogo-zakonodatelstva-turtsii) Турции закрепляет это дело как обязанность работодателя и требует предъявлять его по запросу уполномоченным должностным лицам и органам. Бумажная ли это папка или цифровая запись, обязанности не меняет; меняется то, кто и когда получает доступ к документу. ** 01. ## Зачем ведётся личное дело? ** Короткий ответ Личное дело решает две задачи: выполняет обязанность работодателя хранить документы, вытекающую из законодательства, и позволяет найти ответ в одном месте, когда возникает вопрос о сотруднике. Формулировка закона краткая. Работодатель хранит в этом деле вместе с данными о личности работника все документы и записи, которые он обязан оформлять по закону. Та же норма возлагает на работодателя ещё одну обязанность: использовать сведения о работнике добросовестно и в соответствии с законом и не раскрывать сведения, в сохранении которых в тайне у работника есть законный интерес. Актуальный текст закона можно прочитать в [Информационной системе законодательства Турции](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5). Пример: представьте мебельную мастерскую в Кайсери. Личное дело запрашивают при проверке или при увольнении сотрудника. Если документы разбросаны между шкафом бухгалтерии, ящиком стола начальника цеха и почтой сотрудника HR, ответ занимает дни, а недостающий документ замечают только в этот день. Личное дело защищает и сотрудника. Стаж, пройденное обучение и история отпусков в споре служат опорой и для работника. Аккуратное личное дело переводит спор вроде 'я проходил это обучение' или 'я не брал этот отпуск' из области догадок в область записей. ** 02. ## Какие документы входят в личное дело? ** Короткий ответ В личном деле хранятся данные о личности, трудовой договор, уведомление о приёме на работу, дипломы и сертификаты, медицинские заключения, записи об обучении, отпусках и закреплённом имуществе, а также документы, оформленные при увольнении; список расширяется в зависимости от вида работы. Этот список, от данных удостоверения личности до документов об увольнении, для большинства рабочих мест является отправной точкой; в зависимости от характера работы добавляются и другие документы, которых требует законодательство. Какие документы обязательны для вашего рабочего места, уточните у своего внешнего бухгалтера или консультанта по трудовому праву. - Данные о личности и контактные данные. - Трудовой договор, приложения и изменения к нему, если они есть. - Уведомление о приёме на работу в SGK (турецкий фонд социального страхования). - Дипломы, сертификаты и документы о профессиональной квалификации. - Медицинские заключения при приёме на работу и периодические. - Записи об обучении по охране труда. - Записи о ежегодных отпусках и заявки на отпуск. - Акты о закреплении имущества. - Документы, оформленные при увольнении. Чем длиннее список, тем важнее названия типов документов. Если один и тот же документ у одного сотрудника сохранён как «медицинская справка», у другого как «справка», у третьего как «документ», поиск перестаёт работать. В цифровом порядке типы документов определяются заранее, и каждый документ привязывается к типу. Так недостающий документ сотрудника виден из списка по типам, без того чтобы открывать его файлы один за другим. ** 03. ## Как защищаются конфиденциальные документы, например медицинские заключения? ** Короткий ответ Сведения о здоровье по KVKK (турецкий закон о защите персональных данных, сопоставимый с GDPR и российским 152-ФЗ) относятся к персональным данным особой категории; доступ к медицинскому заключению в личном деле должны иметь только те, кому он нужен по работе, и каждый доступ должен фиксироваться. Самая чувствительная часть личного дела – медицинские документы. Закон Турции о защите персональных данных относит сведения о здоровье к персональным данным особой категории и ставит их обработку в зависимость от более строгих условий. На [странице руководств](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) Управления по защите персональных данных Турции указано отдельное руководство по обработке персональных данных особой категории. В бумажном деле медицинское заключение лежит в той же папке, что и удостоверение личности и договор, и тот, кто открывает папку, видит всё. В цифровом порядке медицинские документы можно хранить как отдельный тип и сузить доступ к нему: тот, кто готовит расчёт зарплаты, видит договор, но не видит медицинское заключение. Этот раздел носит общий характер; по вашему предприятию обратитесь к юристу. ** 04. ## Как завести электронное личное дело? ** Короткий ответ Сначала записываются типы документов и то, кто имеет доступ к каждому типу, затем имеющиеся бумажные документы сканируются и по типам привязываются к записи сотрудника; новые документы попадают в запись в ходе самой работы, например через согласование отпуска. Переход на цифру начинается не со сканирования, а с правил. Сначала записываются типы документов, кому открыт каждый тип, формат названия файлов и в каких случаях документ обновляется. Может ли скан заменить оригинал – отдельный вопрос; хранить ли оригиналы с собственноручной подписью, решите вместе с юристом. В мастерской в Кайсери этот порядок может работать так: когда с новым сотрудником подписан договор, его сканируют и привязывают к записи сотрудника с типом «трудовой договор». Когда заявка на отпуск одобрена, запись о согласовании остаётся в деле; как отпуск отслеживается по записи, мы рассказали в статье [учёт отпусков](https://www.corex360.com/ru/blog/uchet-otpuskov). Инструмент, выданный под закрепление, вносится в запись сотрудника вместе с актом передачи. Что охватывает запись о закреплении имущества, можно посмотреть в статье [учёт закреплённого имущества](https://www.corex360.com/ru/glossariy/uchet-zakreplennogo-imushchestva). Личное дело не заводится один раз навсегда. Документ устаревает, когда подходит срок обновления медицинского заключения, истекает срок действия сертификата или наступает время повторного обучения. В цифровом порядке эти даты записываются вместе с документом, а предстоящие обновления попадают в список; в бумажной папке устаревший документ часто замечают только в день проверки. ** 05. ## Что происходит с личным делом, когда сотрудник уходит? ** Короткий ответ Когда сотрудник уходит, личное дело не удаляется сразу; оно хранится с суженным доступом столько, сколько требуют законодательство и возможные споры, а по истечении срока удаляется, уничтожается или обезличивается по правилу. Личное дело уволившегося сотрудника всё ещё нужно: его могут запросить для справки о стаже работы, при проверке или в судебном споре. С другой стороны, хранение персональных данных дольше необходимого тоже создаёт проблемы с точки зрения KVKK. Поэтому срок хранения устанавливается по типу документа, а по истечении срока запись удаляется, уничтожается или обезличивается. Сколько хранить тот или иной документ, зависит от соответствующего законодательства и характера работы; сроки здесь не приводятся. Составьте таблицу сроков вместе с внешним бухгалтером и юристом. В цифровом порядке к каждому типу документа привязывается его срок, и документ, срок которого истёк, появляется в списке, не полагаясь на чью-то память. ** 06. ## Где хранятся документы сотрудников в Corex360? ** Короткий ответ На экранах HR в Corex360 есть запись о сотруднике, типы документов, которые компания задаёт сама, заявки на отпуск и аванс, а также записи об имуществе и его закреплении; доступ строится по ролям. В модуле HR наряду с экранами сотрудников, учёта рабочего времени и календаря отпусков есть справочник типов документов; компания сама задаёт свои типы документов. Заявки на отпуск, аванс, командировочные расходы и выплаты создаются внутри продукта и проходят маршрут согласования. Записи об имуществе и его закреплении находятся в том же модуле, закрепление хранится в карточке сотрудника. Экраны модуля показывает страница [HR Corex360](https://www.corex360.com/ru/moduli/upravlenie-personalom). Файлы хранятся в Corex Drive в зашифрованном виде с привязкой к правам; один и тот же файл виден каждому отделу с его собственными правами, а каждый просмотр и каждая загрузка фиксируются. Персональные данные обрабатываются в рамках KVKK. Какие типы документов заводить и кто получит доступ к конфиденциальным документам, определяется при внедрении по списку вашего предприятия. ## Материалы - [Информационная система законодательства Турции, Закон о труде № 4857 (актуальный текст)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Последняя проверка 24 сентября 2026 г. - [Управление по защите персональных данных Турции, Руководства](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) Последняя проверка 24 сентября 2026 г. ## Как подготовлена эта страница? - Автор: [Şevket Erer](https://www.corex360.com/ru/blog#blog-hakkinda), Сооснователь, специалист по ИИ - Источники: сведения о законодательстве, официальных органах и производителях берутся из первичных источников в списке «Материалы» на этой странице; рядом с каждым источником указана дата последней проверки. - Сведения о продукте: утверждения о Corex360 основаны на записях компании о фактах продукта; неподтверждённые функции не описываются. - Использование ИИ: текст пишет команда Corex360; инструменты ИИ применяются при подготовке черновиков и переводе. [Редакционные принципы](https://www.corex360.com/ru/o-kompanii#yayin-ilkeleri) - Даты: первая публикация 25 сентября 2026 г. . [Порядок исправлений](https://www.corex360.com/ru/o-kompanii#duzeltmeler) ## Вопросы и ответы ** 01 Что такое личное дело? ** Личное дело – это дело, которое работодатель заводит на каждого сотрудника и в котором вместе с данными о личности хранит документы и записи, требуемые законодательством. ** 02 Обязательно ли вести личное дело? ** Да. Закон о труде Турции требует от работодателя вести личное дело на каждого работника и по запросу предъявлять его уполномоченным должностным лицам и органам. ** 03 Можно ли вести личное дело в цифровом виде? ** Вести личное дело в цифровом виде – распространённая практика. Достаточно ли скана для конкретного документа и нужно ли хранить оригиналы с собственноручной подписью, зависит от типа документа; примите это решение вместе с юристом. ** 04 Может ли сотрудник видеть своё личное дело? ** KVKK даёт человеку право узнать, обрабатываются ли его персональные данные, и, если да, запросить сведения о них. Как отвечать на запрос сотрудника, нужно записать в политике компании. ** 05 У кого должен быть доступ к личному делу? ** Те, кому это нужно по работе: сотрудник HR, тот, кто готовит расчёт зарплаты, и при необходимости руководитель сотрудника. Доступ к данным особой категории, например к медицинским документам, ограничивается ещё сильнее. ** 06 Где хранится запись о закреплении имущества в Corex360? ** В модуле HR Corex360 есть экраны имущества и его закрепления; закрепление хранится в карточке сотрудника. ✳ **Обсудим вместе ваш порядок отпусков и сверхурочной работы** Заявки на отпуск, аванс и сверхурочные попадают в центр согласований; руководитель одобряет или отклоняет, а запись хранит, кто и когда одобрил. [Запросить демо](https://www.corex360.com/ru/kontakty?konu=ik#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[HR и учёт рабочего времени](https://www.corex360.com/ru/moduli/upravlenie-personalom) Похожие статьи ## Продолжайте читать. [Назад в блог](https://www.corex360.com/ru/blog) [HR Что такое учёт рабочего времени? Как отметки прихода доходят до отпусков и зарплаты Учёт рабочего времени фиксирует приход и уход и передаёт данные в отпуска, сверхурочные и зарплату. От карты до конца месяца это данные в рамках KVKK. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 01](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-uchet-rabochego-vremeni)[HR Как вести учёт отпусков и избегать пересечений в календаре Учёт отпусков держит заявки, согласования, остаток и календарь команды в одном месте. Как не дать двум инженерам взять одну неделю и связать отпуск с табелем? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 02](https://www.corex360.com/ru/blog/uchet-otpuskov)[HR Как сделать оценку персонала справедливой: пусть оценка идёт от работы В справедливой оценке балл берётся из записей, а правило известно заранее. Что записать, чтобы итоговое совещание не превратилось в спор? Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 03](https://www.corex360.com/ru/blog/spravedlivaya-otsenka-effektivnosti)[HR Как выбрать систему учёта рабочего времени: сначала запись, потом устройство При выборе системы учёта рабочего времени карта, PIN или телефон решаются после взгляда на конец месяца. Выбор определяют KVKK и порядок работы. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 04](https://www.corex360.com/ru/blog/kak-vybrat-sistemu-ucheta-rabochego-vremeni)[HR Учёт отпусков: бумажный бланк или цифровой процесс Бумажный бланк отпуска работает в команде, которая сидит в одном здании и где согласует один человек. Когда команда разъезжается, пора переходить на цифру. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 05](https://www.corex360.com/ru/blog/uchet-otpuskov-bumaga-ili-tsifra)[HR Как рассчитать сверхурочные: часы, оплата и свободное время Сверхурочные – это часы сверх недельной нормы по учёту, оплачиваемые с надбавкой или свободным временем. Норма, ставка, согласие и годовой предел. Дата 25 сентября 2026 г. Читать статью 06](https://www.corex360.com/ru/blog/kak-rasschitat-sverkhurochnye)[HR и учёт рабочего времени Проблемы учёта рабочего времени: опоздания сотрудников, пропущенные отметки и пересечения с отпусками Проблемы учёта рабочего времени чаще идут не от устройства, а от отметок, оторванных от задач и отпусков. Корни опозданий, пропусков и накладок. Дата 22 сентября 2026 г. Читать статью 07](https://www.corex360.com/ru/blog/problemy-ucheta-rabochego-vremeni)[Контакты Что такое WhatsApp Business API и как подключить номер компании WhatsApp Business API пропускает сообщения через программу, а не через приложение в телефоне. Подключение номера и правила шаблонов отличаются от приложения. Дата 23 сентября 2026 г. Читать статью 08](https://www.corex360.com/ru/blog/chto-takoe-whatsapp-business-api) Была ли эта страница полезной?