# Archive des contrats : signatures et dates | Corex360 > L'archive des contrats garde le contrat signé, ses annexes et ses dates avec accès journalisés. Signature manuscrite ou électronique, nommage, préavis, droits. Source: https://www.corex360.com/fr/blog/tenir-un-archive-des-contrats Dernière mise à jour: 2026-09-29 --- ![Une personne sort une boîte des rayonnages d'archives étiquetés, un stylo et une clé sur un pupitre au premier plan] Documents # Comment tenir une archive des contrats : document signé, dates et accès L'archive des contrats est l'organisation qui conserve la version finale signée du contrat, ses annexes et ses dates de début, de fin et de préavis, de façon à savoir qui y a accédé. Dans une bonne archive, le contrat se retrouve facilement et il est renouvelé à temps. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=drive#form) [Corex360](https://www.corex360.com/fr) [Blog](https://www.corex360.com/fr/blog) Comment tenir une archive des contrats : document signé, dates et accès Sommaire - 01 Que conserve une bonne archive des contrats ? - 02 La copie numérisée d'un contrat signé à la main suffit-elle ? - 03 Comment nommer les fichiers de contrats ? - 04 Comment ne pas manquer les dates de fin et de préavis ? - 05 Qui doit avoir accès à l'archive des contrats ? - 06 Où se trouvent le contrat et son fichier dans Corex360 ? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda)** Cofondateur, spécialiste de l'IA · Corex360 25 septembre 2026 5 min de lecture [Modules](https://www.corex360.com/fr/modules) [Solutions](https://www.corex360.com/fr/solutions) L'archive des contrats est l'organisation qui conserve la version finale de chaque contrat signé par l'entreprise, ses annexes et ses dates importantes, de façon à savoir qui y a accédé. L'archive a deux fonctions : retrouver le contrat recherché et signaler à temps celui dont l'échéance approche. Un contrat rangé dans un dossier mais dont la date de fin ne figure dans le calendrier de personne n'est archivé qu'à moitié. ** 01. ## Que conserve une bonne archive des contrats ? ** Réponse courte Une bonne archive conserve le texte final signé, ses annexes et ses modifications, les parties, les dates de début, de fin et de préavis, et la personne responsable du contrat ; les brouillons n'entrent pas dans l'archive ou sont marqués comme brouillons. Exemple : imaginez à Izmir une entreprise qui assure la blanchisserie des hôtels. Elle signe un contrat de service avec chaque hôtel, un avenant avec certains d'entre eux et des contrats séparés avec ses fournisseurs. Quand un hôtel pose une question sur la clause de prix, si l'entreprise a plusieurs brouillons du même contrat qui circulent par e-mail, retrouver celui qui a été signé prend du temps. C'est pourquoi l'archive commence par le texte final signé. Le brouillon, les échanges de négociation et la copie non signée restent hors de l'archive ou sont clairement marqués comme brouillons. Les annexes et les avenants signés plus tard sont conservés à côté du contrat principal, dans le même enregistrement ; une annexe rangée dans un dossier à part finit par se perdre. Chaque fiche de contrat doit contenir les informations suivantes : - Les parties et le type de contrat. - La date de signature, les dates de début et de fin. - Le délai de préavis : la date limite à laquelle la décision de ne pas renouveler doit être notifiée. - Le montant et les conditions de paiement. - La personne responsable du contrat. - Le fichier signé et ses annexes. ** 02. ## La copie numérisée d'un contrat signé à la main suffit-elle ? ** Réponse courte La copie numérisée facilite la recherche, mais elle ne remplace pas dans tous les cas l'original signé à la main ; le document signé avec une signature électronique sécurisée produit en revanche, selon la loi, les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. La loi turque n° 5070 sur la signature électronique dispose qu'une signature électronique sécurisée produit les mêmes effets juridiques qu'une signature manuscrite. La même loi prévoit aussi une exception : les actes juridiques que la loi soumet à une forme officielle ou à une procédure particulière, ainsi que les contrats de garantie autres que les lettres de garantie bancaire et les cautionnements émis par des compagnies d'assurance établies en Turquie, ne peuvent pas être conclus avec une signature électronique sécurisée. Le texte en vigueur de la loi se trouve dans le [système d'information sur la législation turque (Mevzuat Bilgi Sistemi)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5). Pour un contrat signé à la main, la numérisation est une copie ; l'original peut être demandé en cas de litige. C'est pourquoi beaucoup d'entreprises conservent l'original dans une archive physique et la numérisation dans l'archive numérique, et relient les deux : l'enregistrement numérique indique dans quel classeur se trouve l'original. Décidez avec votre conseil juridique pour quels contrats l'original doit être conservé ; cette section est une information générale. Pour un contrat signé avec une signature électronique sécurisée, c'est l'inverse. L'original est le fichier numérique lui-même ; une copie imprimée puis numérisée à nouveau perd la vérification de la signature. Ce fichier doit être conservé sous sa forme d'origine, avec les données de signature. ** 03. ## Comment nommer les fichiers de contrats ? ** Réponse courte Le nom de fichier se compose de l'autre partie, du type de contrat et de la date de signature, et tout le monde utilise le même format ; des suffixes comme 'final', 'final_final' ou 'nouveau' ne remplacent pas une version. C'est dans le nom de fichier que l'archive se dégrade le plus souvent. Quand 'contrat_final.pdf', 'contrat_final_signe.pdf' et 'contrat_nouveau.pdf' se trouvent côte à côte dans le même dossier, on ne sait pas lequel est valable sans les ouvrir. Choisir un format unique règle le problème : le nom de l'autre partie, le type de contrat, la date de signature. Dans l'entreprise d'Izmir, ce peut être un nom de fichier qui commence par le nom de l'hôtel, 'contrat de service' et le jour de la signature. La règle de nommage doit être écrite et remise à chaque nouvel arrivant. L'arborescence des dossiers suit la même logique, par partie contractante ou par type de contrat. Si l'on met en place les deux à la fois, le même fichier est copié à deux endroits et les copies finissent par diverger. ** 04. ## Comment ne pas manquer les dates de fin et de préavis ? ** Réponse courte Le calendrier doit porter, avec la date de fin, le dernier jour où le préavis peut être donné ; dans un contrat à reconduction tacite, si ce jour est manqué, le contrat se prolonge le plus souvent selon sa propre clause sans que personne ne l'ait voulu. Beaucoup de contrats de service et de bail contiennent une clause selon laquelle le contrat se prolonge de lui-même si aucune des parties ne le dénonce un certain temps à l'avance. Si seule la date de fin figure dans l'archive, le rappel arrive après l'expiration du préavis. La vraie date à inscrire au calendrier est le dernier jour où le préavis peut être donné. Pour la blanchisserie d'Izmir, cette règle vaut aussi bien pour les contrats de service avec les hôtels que pour les contrats fournisseurs. Si le contrat avec le fournisseur de détergent se prolonge en silence, l'entreprise manque l'occasion d'étudier une offre plus avantageuse. Si le rappel est lié au calendrier d'une personne, il part avec elle quand elle est en congé ; s'il est lié à une tâche, il reste avec son responsable. Le même dispositif porte aussi les autres dates du contrat : la période de révision des prix, la durée de la lettre de garantie, une obligation d'entretien ou de reporting régulier. Si ces dates restent enfouies dans le texte, on ne les remarque que lorsque l'autre partie les rappelle. Extraire ces dates de chaque contrat et les inscrire sur la fiche au moment de l'archivage fait passer l'archive de l'armoire au calendrier. ** 05. ## Qui doit avoir accès à l'archive des contrats ? ** Réponse courte Le contrat doit être accessible à ceux qui en ont besoin pour leur fonction : les ventes voient les contrats de leurs clients, les achats ceux des fournisseurs, la comptabilité regarde les conditions de paiement, et qui a ouvert quel fichier reste enregistré. Un contrat est un secret commercial ; il contient des prix, des remises, des clauses pénales et des conditions de paiement. Un dossier de contrats ouvert à tous sur un lecteur partagé représente un risque, au départ d'un salarié comme lors d'un partage par erreur. L'accès doit être restreint par partie contractante ou par service, et les liens envoyés à l'extérieur doivent être limités dans le temps. L'archive est une partie de la gestion des contrats. L'article [gestion des contrats](https://www.corex360.com/fr/glossaire/gestion-des-contrats) du glossaire définit la structure qui couvre le contrat de sa rédaction à son renouvellement. Vous pouvez aussi lire comment conserver les fichiers rattachés à l'enregistrement auquel ils appartiennent dans l'article [système de gestion documentaire](https://www.corex360.com/fr/blog/qu-est-ce-que-la-gestion-electronique-de-documents). ** 06. ## Où se trouvent le contrat et son fichier dans Corex360 ? ** Réponse courte Dans Corex360, la fiche du contrat contient le type, le montant, la date de début et la date de fin, ainsi que la personne qui l'a créée ; le fichier signé reste rattaché à l'enregistrement dans Corex Drive. La fiche du contrat contient le type, le montant, la date de début et la date de fin, et la personne qui l'a créée ; les statuts sont Brouillon, En cours, Actif, En attente et Terminé. Les modèles de contrat sont classés par catégories. Le devis et le contrat se trouvent dans les onglets Devis et Contrats de la même fiche client. Les fichiers se trouvent dans l'enregistrement auquel ils appartiennent ; la fiche client comporte les onglets Fichiers et Drive. Dans Drive, les fichiers sont chiffrés et soumis aux droits d'accès, le partage se fait par un lien limité dans le temps et révocable, et chaque consultation et chaque téléchargement sont enregistrés. Les espaces partagés ouvrent des dossiers communs par service ou par sujet, et l'entreprise définit elle-même ses étiquettes. La page [Corex Drive](https://www.corex360.com/fr/modules/corex-drive) présente les sections de Drive. Les dates de début et de fin du contrat figurent sur la fiche du contrat ; on y lit pour quel contrat l'échéance approche. C'est vous qui fixez les conditions de renouvellement et qui décidez de la signature ; pour une décision sur un contrat, [X AI](https://www.corex360.com/fr/x-ai) s'arrête et vous demande. ## Ressources - [Système d'information sur la législation turque, loi n° 5070 sur la signature électronique (texte en vigueur)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Dernière vérification 24 septembre 2026 ## Comment cette page a-t-elle été préparée ? - Rédigé par : [Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda), Cofondateur, spécialiste de l'IA - Sources : les informations sur la réglementation, les organismes officiels et l'éditeur proviennent des sources primaires de la liste Sources de cette page ; chaque source porte sa date de dernière vérification. - Information produit : les phrases sur Corex360 s'appuient sur les fiches de faits produit de l'entreprise ; aucune fonctionnalité non confirmée n'est mentionnée. - Usage de l'IA : le texte est écrit par l'équipe Corex360 ; des outils d'IA sont utilisés pour préparer les brouillons et pour la traduction. [Principes éditoriaux](https://www.corex360.com/fr/a-propos#yayin-ilkeleri) - Dates : première publication 25 septembre 2026 . [Politique de correction](https://www.corex360.com/fr/a-propos#duzeltmeler) ## Questions fréquentes ** 01 Qu'est-ce qu'une archive des contrats ? ** L'archive des contrats est l'organisation qui conserve la version finale des contrats signés par l'entreprise, leurs annexes et leurs dates importantes, de façon à savoir qui y a accédé. ** 02 Combien de temps faut-il conserver les contrats ? ** La durée varie selon le type de contrat et la réglementation applicable ; les documents commerciaux, les pièces fiscales et les contrats de travail ont des durées différentes. Établissez le tableau des durées avec votre expert-comptable et votre conseil juridique. ** 03 Comment archiver un contrat signé électroniquement ? ** Un document signé avec une signature électronique sécurisée doit être conservé comme fichier original, avec les données de signature. Une copie imprimée puis numérisée à nouveau perd la vérification de la signature. ** 04 Faut-il conserver les brouillons de contrat dans l'archive ? ** Les brouillons doivent être tenus à part pour ne pas être confondus avec le texte signé, ou être marqués comme brouillons. L'historique de négociation peut servir en cas de litige ; le texte valable est uniquement le texte signé. ** 05 Comment suivre un contrat à reconduction tacite ? ** Au calendrier, on inscrit à côté de la date de fin le dernier jour où le préavis peut être donné. Le rappel n'est pas rattaché au calendrier d'une personne, mais à une tâche attribuée au responsable du contrat. ** 06 Peut-on utiliser des modèles de contrat dans Corex360 ? ** Oui. Corex360 propose des modèles de contrat et des catégories de modèles ; la fiche du contrat contient le type, le montant, la date de début et la date de fin. ✳ **Voyez ce problème réglé dans votre propre activité** Quelques questions courtes nous suffisent pour comprendre votre activité ; nous préparons la démo avec vos canaux, en direct et en ligne. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=drive#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[Corex Drive](https://www.corex360.com/fr/modules/corex-drive) Articles liés ## Poursuivez votre lecture. [Retour au blog](https://www.corex360.com/fr/blog) [Documents Qu'est-ce qu'une GED ? Relier le fichier à la fiche client La GED conserve les documents, permet de les retrouver et lie l'accès aux droits. Pourquoi un dossier partagé ne suffit pas, et ce que change le lien au client. 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