# Qu'est-ce qu'une GED ? Le fichier lié | Corex360 > La GED conserve les documents, permet de les retrouver et lie l'accès aux droits. Pourquoi un dossier partagé ne suffit pas, et ce que change le lien au client. Source: https://www.corex360.com/fr/blog/qu-est-ce-que-la-gestion-electronique-de-documents Dernière mise à jour: 2026-09-29 --- ![Une femme sort un classeur d'une armoire de bureau remplie de classeurs bleus et roses] Documents # Qu'est-ce qu'une GED ? Relier le fichier à la fiche client Une GED est un système qui conserve les documents, les retrouve et lie l'accès aux droits. Pourquoi un dossier partagé ne suffit pas, et ce qui change au dossier client. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=drive#form) [Corex360](https://www.corex360.com/fr) [Blog](https://www.corex360.com/fr/blog) Qu'est-ce qu'une GED ? Relier le fichier à la fiche client Sommaire - 01 Que fait une GED ? - 02 Pourquoi un dossier partagé ne suffit-il pas ? - 03 Qu'est-ce qui change quand le fichier se trouve dans l'enregistrement client ? - 04 Pourquoi penser ensemble versions, droits et journal des accès ? - 05 Comment partager un document avec l'extérieur ? - 06 Où se trouve un document dans Corex Drive ? - 07 Comment les dossiers Corex Drive sont-ils organisés dans Corex360 ? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda)** Cofondateur, spécialiste de l'IA · Corex360 23 septembre 2026 Mis à jour 25 septembre 2026 6 min de lecture [Modules](https://www.corex360.com/fr/modules) [Solutions](https://www.corex360.com/fr/solutions) Un système de gestion documentaire est le logiciel qui conserve dans une même organisation les documents d'une entreprise, comme les contrats, devis, factures, plans et échanges, permet de les retrouver, suit leurs versions et contrôle qui peut les voir. On l'appelle aussi GED. Dans un bureau qui vit sur un dossier partagé, le chemin va d'un fichier nommé « contrat_final_vraimentfinal.pdf » à une organisation où chaque document se trouve dans l'[enregistrement client](https://www.corex360.com/fr/solutions/logiciel-suivi-clients) auquel il appartient. ** 01. ## Que fait une GED ? ** Réponse courte Une GED conserve le document, le rend facile à retrouver, suit ses versions, lie l'accès aux droits et enregistre qui l'a ouvert. Les éléments d'une GED sont connus : un dépôt central, des étiquettes et une recherche qui retrouvent un document par autre chose que son nom, un historique qui conserve les versions précédentes, des droits qui fixent qui peut voir quoi, un journal d'accès qui montre qui a ouvert quoi, et des règles qui fixent combien de temps un document est conservé. Pour évaluer une GED, raisonnez par type de document. Un contrat se conserve longtemps et ne doit pas changer ; un plan est souvent révisé ; une facture se conserve selon les règles fiscales. Une même règle ne convient pas à tous, et le système doit reconnaître cette différence. Le besoin auquel répond une GED vient du quotidien : le temps perdu à chercher des documents et le coût du travail fait à partir du mauvais document. Les documents papier numérisés font aussi partie de cette organisation ; le scan d'un contrat signé entre dans l'enregistrement avec l'indication de l'endroit où l'original est conservé. Scénario type : imaginez un cabinet d'architecture à İstanbul. Le client demande une nouvelle révision, l'entreprise travaille sur le plan précédent, et personne au cabinet n'est sûr du fichier le plus récent. La GED répond à cette question parce qu'elle la confie à l'enregistrement, pas au nom du fichier. ** 02. ## Pourquoi un dossier partagé ne suffit-il pas ? ** Réponse courte Un dossier partagé conserve le fichier, pas son contexte : à quel client et à quel devis il appartient, et qui l'a téléchargé, restent invisibles. Les problèmes d'un dossier partagé s'accumulent avec le temps. Chacun nomme les fichiers selon sa propre règle. Les copies d'un même devis se multiplient dans différents dossiers. Une partie des documents importants reste dans les boîtes mail sous forme de pièces jointes. Les fichiers sur le bureau d'un salarié qui part s'en vont avec lui. Dans un cabinet comptable, le PDF d'une même facture se trouve à la fois dans le dossier partagé, dans l'e-mail et sur le bureau d'un ordinateur ; on ne sait laquelle a été traitée qu'en les ouvrant. Les règles écrites pour l'organisation des dossiers ont souvent la vie courte ; quand la personne qui les a fixées part ou que le travail s'accélère, chacun recommence à enregistrer les fichiers là où c'est le plus simple. La question la plus difficile reste aussi sans réponse : qui a téléchargé ce contrat ? Un dossier partagé ne l'enregistre généralement pas. En cas de litige ou de fuite de données, sans cette information, il ne reste que des suppositions. ** 03. ## Qu'est-ce qui change quand le fichier se trouve dans l'enregistrement client ? ** Réponse courte Le document se retrouve non par un chemin de dossier, mais depuis la fiche du client, du devis ou du projet ; le contexte arrive avec le document. Scénario type : imaginez un showroom. Après la livraison, le client appelle et demande la facture et le certificat de garantie. Avec une organisation par dossiers, le commercial cherche d'abord par nom, puis par date, puis par numéro de facture. Avec des fichiers liés à l'enregistrement, il ouvre la fiche client : devis, contrat, facture et bon de livraison sont côte à côte. Lier les fichiers à l'enregistrement change aussi la façon de chercher. Inutile de se souvenir du nom du fichier ; connaître le client, l'objet du devis ou le nom du projet suffit. Une organisation liée à l'enregistrement demande aussi une nouvelle habitude : enregistrer le fichier sur la fiche client, pas sur le bureau de l'ordinateur. L'habitude s'installe quand la fiche est l'endroit le plus simple pour enregistrer ; si la fiche est déjà ouverte, le fichier y va aussi. Dans Corex360, ce principe fonctionne avec Corex Drive : les fichiers sont à l'intérieur de l'enregistrement auquel ils appartiennent. Sur la fiche client, les onglets Fichiers et Drive sont à côté des onglets devis, contrats et projets. Nous montrons comment les plans et les fichiers d'approbation s'accumulent dans ces onglets dans [le suivi de projet dans un cabinet d'architecture](https://www.corex360.com/fr/blog/suivi-de-projets-en-cabinet-d-architecture). ** 04. ## Pourquoi penser ensemble versions, droits et journal des accès ? ** Réponse courte La version désigne le bon document, les droits la bonne personne, et le journal des accès montre qui a vu quoi ; quand l'un manque, les autres s'affaiblissent. Dans un système sans historique des versions, même si vous trouvez le bon document, vous ne savez pas quelle modification a été faite, ni quand. Sans droits définis, le fichier de paie est sous les yeux de tous. Sans journal des accès, on ne sait pas qui l'a ouvert. Dans une équipe comptable, les trois fonctionnent ensemble : la [version finale du contrat signé](https://www.corex360.com/fr/blog/tenir-un-archive-des-contrats) reste dans l'enregistrement, seules les personnes dont le rôle le permet peuvent l'ouvrir, et chaque ouverture et téléchargement est consigné avec qui et quand. Si quelque chose tourne mal, la question trouve sa réponse dans le journal, pas dans une supposition. La durée de conservation fait aussi partie du tableau. Certains documents doivent être conservés pendant une durée légale, tandis que certaines données personnelles doivent être supprimées dès que la finalité du traitement disparaît. Quand un document est lié à l'enregistrement, on y lit aussi la règle qui s'applique à lui. Définir les droits par rôle plutôt que fichier par fichier simplifie le travail : les commerciaux voient les devis, la comptabilité les factures, le dirigeant l'ensemble. ** 05. ## Comment partager un document avec l'extérieur ? ** Réponse courte Un document devrait être partagé à l'extérieur non pas en pièce jointe, mais par un lien limité dans le temps, lié aux droits et révocable ; chaque consultation et chaque téléchargement devrait être journalisé. Si l'agence d'architecture envoie le plan à l'entreprise de travaux en pièce jointe, le fichier échappe à son contrôle. Même une fois le chantier terminé, il reste dans la boîte mail de l'entreprise, peut-être sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre. Avec un lien à durée limitée, le partage a une fin ; quand le travail est terminé, le lien est fermé. La pièce jointe pose un autre problème : les gros fichiers de plans n'y tiennent souvent pas, et le bureau se rabat sur des comptes personnels de partage de fichiers. Le document de l'entreprise se retrouve alors sur un compte que l'entreprise ne voit pas. Avec un lien limité dans le temps, le bureau sait quelle version le destinataire a ouverte ; en cas de litige, « je n'ai jamais vu ce plan » ne tient pas face au journal. À qui chaque lien a été envoyé doit aussi figurer dans l'enregistrement ; voir quels liens restent ouverts à la fin du chantier est la première étape pour les fermer. Dans Corex Drive, le partage se fait par un lien à durée limitée et soumis aux droits d'accès ; le lien peut être révoqué, et chaque consultation et téléchargement est consigné. Vous trouverez des réponses courtes sur le partage, le journal d'accès et l'hébergement sur la page [Questions sur Corex Drive et la sécurité](https://www.corex360.com/fr/faq/drive-securite). ** 06. ## Où se trouve un document dans Corex Drive ? ** Réponse courte Dans Corex Drive, le fichier se trouve dans l'enregistrement auquel il appartient ; l'accès est fondé sur les rôles, et les téléchargements et modifications de droits sont consignés par Corex360 Security. Le contrat signé et les dossiers juridiques sont liés à l'enregistrement concerné ; même si le salarié part, le document reste dans l'entreprise, sur la fiche client. Les droits se définissent par rôle et toute modification de droits est journalisée. Les données se trouvent dans un espace réservé à l'entreprise sur Corex360 Cloud ou sur votre propre serveur. Le périmètre et les limites sont décrits sur la page [gestion documentaire Corex Drive](https://www.corex360.com/fr/modules/corex-drive). L'historique des versions n'est pas promis aujourd'hui dans Corex Drive. Corex Drive ne fonctionne pas comme un serveur de fichiers séparé, mais comme un onglet de la fiche client. Le commercial qui prépare le devis, la comptabilité qui conserve le contrat et l'équipe projet qui partage le plan regardent le même fichier, dans le même enregistrement. Apportez votre propre organisation documentaire à la démo : comparons côte à côte le nombre d'endroits où vous cherchez aujourd'hui un contrat et l'endroit où se trouve ce même document quand il est lié à l'enregistrement. ** 07. ## Comment les dossiers Corex Drive sont-ils organisés dans Corex360 ? ** Réponse courte Dans Corex Drive, un fichier se trouve dans l'enregistrement auquel il appartient ; la fiche client Corex360 comporte les onglets Fichiers et Drive. Corex Drive comporte ces sections : Mon Drive, Espaces partagés, Étiquettes, Suivis, Récents, Partagés et Corbeille. Les espaces partagés sont des dossiers communs par service ou par sujet, et l'organisation définit elle-même ses étiquettes. Le tableau de bord montre l'utilisation du stockage personnel et partagé et la répartition des types de fichiers. Chaque consultation et chaque téléchargement dans Drive sont enregistrés ; le partage passe par des liens limités dans le temps, liés aux droits et révocables. ## Ressources - [KVKK (loi sur la protection des données personnelles en Turquie, comparable au RGPD), suppression, destruction ou anonymisation des données personnelles](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2038/kisisel-verilerin-silinmesi-yok-edilmesi-veya-anonim-hale-getirilmesi) Dernière vérification 24 septembre 2026 - [Loi n° 213 sur la procédure fiscale (art. 253, conservation des livres et documents)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.4.213.pdf) Dernière vérification 24 septembre 2026 ## Comment cette page a-t-elle été préparée ? - Rédigé par : [Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda), Cofondateur, spécialiste de l'IA - Sources : les informations sur la réglementation, les organismes officiels et l'éditeur proviennent des sources primaires de la liste Sources de cette page ; chaque source porte sa date de dernière vérification. - Information produit : les phrases sur Corex360 s'appuient sur les fiches de faits produit de l'entreprise ; aucune fonctionnalité non confirmée n'est mentionnée. - Usage de l'IA : le texte est écrit par l'équipe Corex360 ; des outils d'IA sont utilisés pour préparer les brouillons et pour la traduction. [Principes éditoriaux](https://www.corex360.com/fr/a-propos#yayin-ilkeleri) - Dates : première publication 23 septembre 2026 , dernière mise à jour 25 septembre 2026 . [Politique de correction](https://www.corex360.com/fr/a-propos#duzeltmeler) ## Questions fréquentes ** 01 Qu'est-ce qu'une GED ? ** La gestion électronique des documents est un logiciel qui range les documents de l'entreprise dans un même ordre, les rend faciles à retrouver, suit leurs versions et contrôle qui peut les voir. On l'abrège souvent en GED. ** 02 Une GED et un stockage cloud, est-ce la même chose ? ** Non. Le stockage cloud conserve et partage les fichiers. Une GED y ajoute le dossier auquel appartient le document, l'historique des versions, les droits et le journal des accès. ** 03 Comment tenir une archive des contrats ? ** Le contrat signé doit se trouver dans l'enregistrement client auquel il appartient ; seules les personnes dont le rôle le permet doivent pouvoir l'ouvrir, et chaque ouverture et chaque téléchargement doivent être journalisés. Le document reste ainsi attaché à l'entreprise, pas à un salarié. ** 04 Pourquoi le contrôle des versions est-il nécessaire pour les documents ? ** Sans historique des versions, même si vous trouvez le bon document, vous ne savez pas quelle modification a été faite, quand et par qui. Pour les plans et les contrats souvent révisés, cette information évite les litiges. ** 05 Que deviennent les anciens dossiers lors du passage à une GED ? ** L'ancien dossier ne se déplace pas d'un coup ; d'abord, les documents des affaires en cours sont reliés à leur enregistrement, puis l'archive suit selon les besoins. Si l'ancien dossier reste en lecture seule jusqu'à la fin du transfert, les nouveaux fichiers ne sont pas enregistrés au mauvais endroit. ** 06 Que deviennent les fichiers quand un salarié s'en va ? ** Dans Corex360, les fichiers se trouvent dans l'enregistrement auquel ils appartiennent, pas sur l'ordinateur du salarié. L'accès est fondé sur les rôles ; les modifications de droits sont consignées, le document reste sur la fiche client. ✳ **Voyez ce problème réglé dans votre propre activité** Quelques questions courtes nous suffisent pour comprendre votre activité ; nous préparons la démo avec vos canaux, en direct et en ligne. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=drive#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[Corex Drive](https://www.corex360.com/fr/modules/corex-drive) Articles liés ## Poursuivez votre lecture. [Retour au blog](https://www.corex360.com/fr/blog) [Documents Comment tenir une archive des contrats : document signé, dates et accès L'archive des contrats garde le contrat signé, ses annexes et ses dates avec accès journalisés. Signature manuscrite ou électronique, nommage, préavis, droits. Date 25 septembre 2026 Lire l'article 01](https://www.corex360.com/fr/blog/tenir-un-archive-des-contrats)[Informatique décisionnelle Qu'est-ce que l'informatique décisionnelle, et en quoi diffère-t-elle d'un rapport et d'un tableau de bord de KPI ? L'informatique décisionnelle relie les données dispersées et fait remonter ce qui demande une décision. Ses éléments, son lien aux KPI, ses usages en PME. 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