# Qu'est-ce que le dossier du personnel ? | Corex360 > Le dossier du personnel réunit les documents tenus par l'employeur pour chaque salarié. Contenu, données de santé, droits d'accès, règles du numérique. Source: https://www.corex360.com/fr/blog/qu-est-ce-qu-un-dossier-du-personnel Dernière mise à jour: 2026-09-29 --- ![Un employé glisse une feuille dans un porte-revues à côté de classeurs gris, un meuble fermé à clé en dessous] RH # Qu'est-ce que le dossier du personnel, et comment le tenir sous forme numérique Le dossier du personnel est le dossier que l'employeur constitue pour chacun de ses salariés et dans lequel il conserve, avec les données d'identité, les documents et enregistrements exigés par la réglementation. Tenu sous forme numérique, ses types de documents, ses droits d'accès et sa règle de conservation sont définis dès le départ. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=ik#form) [Corex360](https://www.corex360.com/fr) [Blog](https://www.corex360.com/fr/blog) Qu'est-ce que le dossier du personnel, et comment le tenir sous forme numérique Sommaire - 01 Pourquoi tient-on un dossier du personnel ? - 02 Quels documents contient le dossier du personnel ? - 03 Comment protéger les documents sensibles comme le certificat médical ? - 04 Comment mettre en place un dossier du personnel numérique ? - 05 Que devient le dossier du personnel quand un salarié part ? - 06 Où se trouvent les documents du personnel dans Corex360 ? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda)** Cofondateur, spécialiste de l'IA · Corex360 25 septembre 2026 5 min de lecture [Modules](https://www.corex360.com/fr/modules) [Solutions](https://www.corex360.com/fr/solutions) Le dossier du personnel est le dossier que l'employeur constitue pour chaque salarié qu'il emploie et dans lequel il conserve, à côté des données d'identité du salarié, les documents et enregistrements que la réglementation impose d'établir. Le [Code du travail](https://www.corex360.com/fr/tableau-droit-du-travail-turc) turc en fait une obligation de l'employeur et exige qu'il soit présenté sur demande aux agents et autorités compétents. Que le dossier soit un classeur papier ou un enregistrement numérique ne change rien à l'obligation ; ce qui change, c'est qui accède au document, et quand. ** 01. ## Pourquoi tient-on un dossier du personnel ? ** Réponse courte Le dossier du personnel a deux fonctions : il répond à l'obligation légale de l'employeur de conserver des documents, et il permet de trouver la réponse en un seul endroit quand une question se pose sur un salarié. Le texte de la loi est bref. L'employeur conserve dans ce dossier, avec les données d'identité du salarié, tous les documents et enregistrements qu'il est tenu d'établir en vertu de la loi. La même disposition impose une autre obligation à l'employeur : utiliser les informations qu'il obtient sur le salarié de bonne foi et conformément au droit, et ne pas divulguer les informations que le salarié a un intérêt légitime à garder confidentielles. Le texte en vigueur de la loi peut être lu dans le [système d'information sur la législation turque (Mevzuat Bilgi Sistemi)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5). Exemple : imaginez un atelier de meubles à Kayseri. Le dossier est demandé lors d'un contrôle ou au départ d'un salarié. Si les documents sont dispersés entre l'armoire de la comptabilité, le tiroir du chef d'atelier et la messagerie du responsable RH, la réponse prend des jours, et le document manquant n'est remarqué que ce jour-là. Le dossier protège aussi le salarié. L'ancienneté, les formations suivies et l'historique des congés sont aussi ses appuis en cas de désaccord. Un dossier bien tenu fait sortir une discussion comme 'j'ai suivi cette formation' ou 'je n'ai pas pris ce congé' du domaine de la supposition et la rattache à un enregistrement. ** 02. ## Quels documents contient le dossier du personnel ? ** Réponse courte Le dossier du personnel contient les données d'identité, le contrat de travail, la déclaration d'embauche, les diplômes et certificats, les certificats médicaux, les enregistrements de formation, de congés et d'affectation de matériel, ainsi que les documents établis au départ ; la liste s'allonge selon le type d'activité. Cette liste, qui va des pièces d'identité aux documents de départ, est un point de départ pour la plupart des établissements ; d'autres documents exigés par la réglementation s'y ajoutent selon la nature de l'activité. Vérifiez avec votre expert-comptable ou votre conseil en droit du travail quels documents sont obligatoires pour votre établissement. - Identité et coordonnées. - Le contrat de travail, avec ses annexes et avenants éventuels. - La déclaration d'embauche auprès de la SGK (sécurité sociale turque). - Diplômes, certificats et attestations de qualification professionnelle. - Certificats médicaux d'embauche et périodiques. - Enregistrements des formations en santé et sécurité au travail. - Enregistrements des congés annuels et demandes de congé. - Procès-verbaux d'affectation de matériel. - Documents établis au départ du salarié. Plus la liste s'allonge, plus le nom des types de documents compte. Si le même document est enregistré comme « certificat médical » pour un salarié, « certificat » pour un autre et « document » pour un troisième, la recherche ne sert plus à rien. Dans une organisation numérique, les types de documents sont définis à l'avance et chaque document est rattaché à un type. Ainsi, le document manquant d'un salarié se voit dans la liste par type, sans ouvrir les dossiers un par un. ** 03. ## Comment protéger les documents sensibles comme le certificat médical ? ** Réponse courte Dans la KVKK (loi sur la protection des données personnelles en Turquie, comparable au RGPD), les données de santé sont des données personnelles de nature particulière ; seules les personnes qui en ont besoin pour leur fonction doivent pouvoir accéder au certificat médical du dossier du personnel, et chaque accès doit être enregistré. La partie la plus sensible du dossier du personnel, ce sont les documents de santé. La loi turque sur la protection des données personnelles range les données de santé parmi les données personnelles de nature particulière et soumet leur traitement à des conditions plus strictes. La [page des guides](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) de l'Autorité turque de protection des données personnelles recense un guide distinct sur le traitement des données personnelles de nature particulière. Dans un dossier papier, le certificat médical se trouve à côté de la pièce d'identité et du contrat, dans le même classeur ; celui qui ouvre le classeur voit tout. Dans une organisation numérique, le document de santé peut être conservé sous un type à part, avec un accès restreint : la personne qui prépare la paie voit le contrat mais pas le certificat médical. Cette section est une information générale ; pour votre propre établissement, consultez votre conseil juridique. ** 04. ## Comment mettre en place un dossier du personnel numérique ? ** Réponse courte On écrit d'abord les types de documents et qui accède à chaque type, puis les documents papier existants sont numérisés et rattachés par type à l'enregistrement du salarié ; les nouveaux documents entrent dans l'enregistrement par le travail lui-même, par exemple avec la validation d'un congé. Le passage au numérique ne commence pas par la numérisation, mais par des règles. Les types de documents, les personnes à qui chaque type est ouvert, le format de nommage des fichiers et les cas où un document est mis à jour sont écrits dès le départ. Savoir si la copie numérisée remplace l'original est une question distincte ; décidez avec votre conseil juridique s'il faut conserver les originaux signés à la main. Pour l'atelier de Kayseri, cette organisation peut fonctionner ainsi : quand le contrat d'un nouveau salarié est signé, il est numérisé et rattaché à son enregistrement avec le type 'contrat de travail'. Quand une demande de congé est validée, l'enregistrement de la validation reste dans le dossier ; nous avons expliqué comment le congé est suivi par enregistrement dans l'article [suivi des congés](https://www.corex360.com/fr/blog/gestion-des-conges). Un outil remis en affectation est inscrit sur l'enregistrement du salarié avec le procès-verbal de remise. Vous pouvez voir ce que couvre un enregistrement d'affectation dans l'article [suivi des affectations de matériel](https://www.corex360.com/fr/glossaire/suivi-des-dotations) du glossaire. Un dossier ne se constitue pas une fois pour toutes. Un document vieillit quand arrive la date de renouvellement d'un certificat médical, la fin de validité d'une attestation ou le moment de refaire une formation. Dans une organisation numérique, ces dates sont inscrites avec le document et le renouvellement qui approche arrive dans une liste ; dans un classeur papier, le document périmé n'est souvent remarqué que le jour du contrôle. ** 05. ## Que devient le dossier du personnel quand un salarié part ? ** Réponse courte Quand un salarié part, le dossier n'est pas supprimé immédiatement ; il est conservé avec un accès restreint pendant la durée qu'exigent la réglementation et les litiges possibles, puis, à l'expiration de ce délai, il est effacé, détruit ou anonymisé selon la règle. Le dossier d'un salarié parti reste utile : il peut être demandé pour un certificat de travail, lors d'un contrôle ou dans un litige. En revanche, conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire pose aussi problème au regard de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles). C'est pourquoi la durée de conservation est fixée par type de document et, à son expiration, l'enregistrement est effacé, détruit ou anonymisé. La durée de conservation de chaque document varie selon la réglementation applicable et la nature de l'activité ; aucune durée n'est donnée ici. Établissez le tableau des durées avec votre expert-comptable et votre conseil juridique. Dans une organisation numérique, cette durée est rattachée à chaque type de document, et le document dont la durée a expiré apparaît dans une liste sans dépendre de la mémoire de quiconque. ** 06. ## Où se trouvent les documents du personnel dans Corex360 ? ** Réponse courte Les écrans Ressources humaines de Corex360 contiennent la fiche du personnel, les types de documents définis par l'entreprise elle-même, les demandes de congé et d'avance ainsi que les enregistrements de biens et d'affectation de matériel ; l'accès est basé sur les rôles. Dans le module Ressources humaines, à côté des écrans personnel, pointage et calendrier des congés, se trouvent les définitions des types de documents ; l'entreprise définit elle-même ses types de documents. Les demandes de congé, d'avance, de frais de déplacement et de paiement s'ouvrent dans le produit et passent par un circuit de validation. Les enregistrements de biens et d'affectation de matériel sont dans le même module, et l'affectation figure sur la fiche salarié. La page [Ressources humaines de Corex360](https://www.corex360.com/fr/modules/ressources-humaines) présente les écrans du module. Les fichiers sont conservés chiffrés et soumis aux droits d'accès dans Corex Drive ; le même fichier apparaît à chaque service avec ses propres droits, et chaque consultation et chaque téléchargement sont enregistrés. Les données personnelles sont traitées dans le cadre de la KVKK. Les types de documents à ouvrir et les personnes qui accèdent aux documents sensibles sont définis lors de la mise en place, avec la liste propre à votre établissement. ## Ressources - [Système d'information sur la législation turque, loi n° 4857 sur le travail (texte en vigueur)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Dernière vérification 24 septembre 2026 - [Autorité turque de protection des données personnelles, guides](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) Dernière vérification 24 septembre 2026 ## Comment cette page a-t-elle été préparée ? - Rédigé par : [Şevket Erer](https://www.corex360.com/fr/blog#blog-hakkinda), Cofondateur, spécialiste de l'IA - Sources : les informations sur la réglementation, les organismes officiels et l'éditeur proviennent des sources primaires de la liste Sources de cette page ; chaque source porte sa date de dernière vérification. - Information produit : les phrases sur Corex360 s'appuient sur les fiches de faits produit de l'entreprise ; aucune fonctionnalité non confirmée n'est mentionnée. - Usage de l'IA : le texte est écrit par l'équipe Corex360 ; des outils d'IA sont utilisés pour préparer les brouillons et pour la traduction. [Principes éditoriaux](https://www.corex360.com/fr/a-propos#yayin-ilkeleri) - Dates : première publication 25 septembre 2026 . [Politique de correction](https://www.corex360.com/fr/a-propos#duzeltmeler) ## Questions fréquentes ** 01 Qu'est-ce que le dossier du personnel ? ** Le dossier du personnel est le dossier que l'employeur constitue pour chaque salarié et dans lequel il conserve, avec les données d'identité, les documents et enregistrements exigés par la réglementation. ** 02 La tenue d'un dossier du personnel est-elle obligatoire ? ** Oui. Le Code du travail turc exige que l'employeur constitue un dossier du personnel pour chaque salarié qu'il emploie et le présente sur demande aux agents et autorités compétents. ** 03 Le dossier du personnel peut-il être tenu sous forme numérique ? ** Tenir le dossier sous forme numérique est courant. Savoir pour quel document une copie numérisée suffit et s'il faut conserver les originaux signés à la main dépend du type de document ; prenez cette décision avec votre conseil juridique. ** 04 Le salarié peut-il consulter son propre dossier du personnel ? ** La KVKK reconnaît à chacun le droit de savoir si des données personnelles le concernant sont traitées et, si c'est le cas, de demander des informations à ce sujet. La façon de répondre à la demande d'un salarié doit être écrite dans la politique de l'entreprise. ** 05 Qui doit pouvoir accéder au dossier du personnel ? ** Ceux qui en ont besoin pour leur fonction : le responsable RH, la personne qui prépare la paie et, si nécessaire, le manager du salarié. Pour les données de nature particulière, comme les documents de santé, l'accès est encore plus restreint. ** 06 Où se trouve l'enregistrement d'affectation de matériel dans Corex360 ? ** Le module Ressources humaines de Corex360 comprend des écrans de biens et d'affectation de matériel ; l'affectation figure sur la fiche salarié. ✳ **Parlons ensemble de votre organisation des congés et des heures supplémentaires** Les demandes de congé, d'avance et d'heures supplémentaires arrivent dans le centre de validation ; le responsable approuve ou refuse, et l'enregistrement garde qui a approuvé et quand. [Demander une démo](https://www.corex360.com/fr/contact?konu=ik#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[RH et pointage](https://www.corex360.com/fr/modules/ressources-humaines) Articles liés ## Poursuivez votre lecture. [Retour au blog](https://www.corex360.com/fr/blog) [RH Qu'est-ce que le pointage ? Comment les données d'entrée et de sortie rejoignent congés et paie Le pointage (PDKS) enregistre entrées et sorties pour les congés, heures sup. et la paie. Du badge à la fin du mois, ces données relèvent de la KVKK. Date 23 septembre 2026 Lire l'article 01](https://www.corex360.com/fr/blog/qu-est-ce-que-le-pointage)[RH Suivi des congés : comment éviter les chevauchements dans le calendrier La gestion des congés réunit demandes, validations, soldes et calendrier d'équipe. Comment éviter deux congés la même semaine, et relier congés et pointage ? Date 23 septembre 2026 Lire l'article 02](https://www.corex360.com/fr/blog/gestion-des-conges)[RH Rendre l'évaluation de performance équitable : que le score vienne du travail Dans une évaluation équitable, le score vient de l'enregistrement et la règle est connue d'avance. Que faut-il écrire pour éviter un bilan conflictuel ? Date 23 septembre 2026 Lire l'article 03](https://www.corex360.com/fr/blog/evaluation-equitable-des-performances)[RH Comment choisir un système de pointage : regarder l'enregistrement avant l'appareil Choisir un système de pointage : badge, code PIN ou téléphone vient après le bureau de fin de mois. La KVKK et l'organisation du travail décident. Date 23 septembre 2026 Lire l'article 04](https://www.corex360.com/fr/blog/comment-choisir-un-systeme-de-pointage)[RH Suivi des congés : formulaire papier ou flux numérique Le formulaire de congé papier suffit dans une équipe réunie dans un même bâtiment, avec un seul valideur. Quand l'équipe se disperse, passez au numérique. Date 23 septembre 2026 Lire l'article 05](https://www.corex360.com/fr/blog/gestion-des-conges-papier-ou-numerique)[RH Comment calculer les heures supplémentaires : heures, salaire et repos compensateur Calculer les heures supplémentaires, c'est trouver les heures au-delà de la durée hebdomadaire et les payer majorées ou en repos. Seuil, taux, accord, plafond. Date 25 septembre 2026 Lire l'article 06](https://www.corex360.com/fr/blog/calculer-les-heures-supplementaires)[RH & Pointage Problèmes de pointage : retard au travail, pointages manquants et chevauchements de congés La plupart des problèmes de pointage viennent d'un pointage séparé des tâches et des congés. Causes des retards, oublis de pointage et conflits de congés. Date 22 septembre 2026 Lire l'article 07](https://www.corex360.com/fr/blog/problemes-de-pointage)[Contact Qu'est-ce que l'API WhatsApp Business, et comment raccorder un numéro professionnel L'API WhatsApp Business fait passer les messages par un logiciel plutôt que par l'application du téléphone. Numéro et règles des modèles diffèrent de l'appli. Date 23 septembre 2026 Lire l'article 08](https://www.corex360.com/fr/blog/qu-est-ce-que-whatsapp-business-api) Cette page vous a-t-elle été utile ?