# Was ist eine Personalakte? Digital führen | Corex360 > Die Personalakte führt der Arbeitgeber zu jedem Beschäftigten. Welche Unterlagen, Gesundheitsdaten, Zugriffsrechte und Regeln für die digitale Form. Quelle: https://www.corex360.com/de/blog/was-ist-eine-personalakte Zuletzt aktualisiert: 2026-09-29 --- ![Ein Mitarbeiter steckt ein Blatt in einen Stehsammler neben grauen Ordnern im Regal, darunter ein verschlossener Schrank] HR # Was ist eine Personalakte, und wie führt man sie digital Die Personalakte ist die Akte, die der Arbeitgeber für jeden Mitarbeitenden anlegt und in der er neben den Identitätsangaben die gesetzlich verlangten Unterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt. Wird sie digital geführt, werden Dokumentart, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregel von Anfang an festgelegt. [Demo anfragen](https://www.corex360.com/de/kontakt?konu=ik#form) [Corex360](https://www.corex360.com/de) [Blog](https://www.corex360.com/de/blog) Was ist eine Personalakte, und wie führt man sie digital Inhalt - 01 Warum führt man eine Personalakte? - 02 Welche Unterlagen gehören in die Personalakte? - 03 Wie werden sensible Unterlagen wie ärztliche Atteste geschützt? - 04 Wie richtet man eine digitale Personalakte ein? - 05 Was geschieht mit der Personalakte, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt? - 06 Wo liegen Personalunterlagen in Corex360? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/de/blog#blog-hakkinda)** Mitgründer, KI-Spezialist · Corex360 25. September 2026 5 Min. Lesezeit [Module](https://www.corex360.com/de/module) [Lösungen](https://www.corex360.com/de/loesungen) Die Personalakte ist die Akte, die der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten anlegt und in der er neben den Identitätsangaben die Unterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt, deren Erstellung die Vorschriften verlangen. Das türkische [Arbeitsgesetz](https://www.corex360.com/de/arbeitsrecht-tabelle-tuerkei) schreibt diese Akte dem Arbeitgeber als Pflicht vor und verlangt, dass sie auf Verlangen den zuständigen Beamten und Behörden vorgelegt wird. Ob die Akte ein Papierordner oder ein digitaler Datensatz ist, ändert die Pflicht nicht; was sich ändert, ist, wer wann auf ein Dokument zugreift. ** 01. ## Warum führt man eine Personalakte? ** Kurze Antwort Die Personalakte erfüllt zwei Aufgaben: Sie deckt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers ab und sorgt dafür, dass die Antwort auf eine Frage zu einem Mitarbeitenden an einer Stelle zu finden ist. Der Wortlaut des Gesetzes ist kurz. Der Arbeitgeber bewahrt in dieser Akte zusammen mit den Identitätsangaben des Arbeitnehmers alle Unterlagen und Aufzeichnungen auf, die er nach den Gesetzen erstellen muss. Dieselbe Bestimmung legt dem Arbeitgeber eine weitere Pflicht auf: die über den Arbeitnehmer erlangten Informationen nach Treu und Glauben und rechtmäßig zu verwenden und Informationen nicht offenzulegen, an deren Geheimhaltung der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse hat. Der aktuelle Gesetzestext ist im [türkischen Rechtsinformationssystem](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) nachzulesen. Beispielszenario: Denken Sie an eine Möbelwerkstatt in Kayseri. Bei einer Prüfung oder beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden wird die Akte verlangt. Liegen die Unterlagen verstreut im Schrank der Buchhaltung, in der Schublade des Werkstattleiters und im E-Mail-Postfach der Personalverantwortlichen, dauert die Antwort Tage, und ein fehlendes Dokument fällt erst an diesem Tag auf. Die Akte schützt auch die Mitarbeitenden. Betriebszugehörigkeit, absolvierte Schulungen und Urlaubsverlauf sind in einer Meinungsverschiedenheit auch ihre Grundlage. Eine geordnete Akte holt einen Streit wie 'diese Schulung habe ich gemacht' oder 'diesen Urlaub habe ich nicht genommen' aus der Vermutung und bindet ihn an den Datensatz. ** 02. ## Welche Unterlagen gehören in die Personalakte? ** Kurze Antwort In der Personalakte liegen Identitätsangaben, Arbeitsvertrag, Anmeldung bei der Sozialversicherung, Diplome und Zertifikate, ärztliche Atteste, Nachweise zu Schulungen, Urlaub und ausgegebenen Arbeitsmitteln sowie die beim Ausscheiden erstellten Unterlagen; je nach Art der Tätigkeit wird die Liste länger. Diese Liste, die von den Personalien bis zu den Unterlagen beim Ausscheiden reicht, ist für die meisten Betriebe ein Ausgangspunkt; je nach Art der Tätigkeit kommen weitere gesetzlich verlangte Unterlagen hinzu. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung, welche Unterlagen für Ihren Betrieb Pflicht sind. - Identitäts- und Kontaktdaten. - Arbeitsvertrag mit etwaigen Anlagen und Änderungen. - Die Anmeldung des Beschäftigungsbeginns bei der SGK (türkische Sozialversicherung). - Diplome, Zertifikate und Nachweise der beruflichen Qualifikation. - Ärztliche Einstellungs- und Vorsorgeuntersuchungen. - Nachweise über Schulungen zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. - Jahresurlaubsdatensätze und Urlaubsanträge. - Übergabeprotokolle für ausgegebene Arbeitsmittel. - Beim Ausscheiden erstellte Unterlagen. Je länger die Liste wird, desto wichtiger werden die Namen der Dokumentarten. Wird dasselbe Dokument bei einem Mitarbeitenden als 'ärztliches Attest', bei einem anderen als 'Attest' und bei einem dritten als 'Dokument' gespeichert, hilft die Suche nicht mehr. In einer digitalen Ordnung werden die Dokumentarten vorab definiert, und jedes Dokument wird einer Art zugeordnet. So ist das fehlende Dokument eines Mitarbeitenden in der Liste der Dokumentarten zu sehen, ohne jede Akte einzeln zu öffnen. ** 03. ## Wie werden sensible Unterlagen wie ärztliche Atteste geschützt? ** Kurze Antwort Gesundheitsdaten gelten nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO) als besondere Kategorie personenbezogener Daten; auf das ärztliche Attest in der Personalakte sollten nur Personen zugreifen können, die es für ihre Aufgabe brauchen, und jeder Zugriff sollte protokolliert werden. Der sensibelste Teil der Personalakte sind die Gesundheitsunterlagen. Das türkische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) zählt Gesundheitsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und knüpft ihre Verarbeitung an strengere Bedingungen. Auf der [Seite mit Leitfäden](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) der türkischen Datenschutzbehörde ist ein eigener Leitfaden zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aufgeführt. In der Papierakte liegt das ärztliche Attest im selben Ordner wie Ausweis und Vertrag; wer den Ordner öffnet, sieht alles. In einer digitalen Ordnung kann das Gesundheitsdokument als eigene Art geführt und der Zugriff darauf eingeschränkt werden: Wer die Lohnabrechnung erstellt, sieht den Vertrag, aber nicht das Attest. Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information; wenden Sie sich für Ihren eigenen Betrieb an Ihre Rechtsberatung. ** 04. ## Wie richtet man eine digitale Personalakte ein? ** Kurze Antwort Zuerst werden die Dokumentarten und wer auf welche Art zugreift festgelegt, dann werden vorhandene Papierdokumente eingescannt und nach Art dem Datensatz des Mitarbeitenden zugeordnet; neue Dokumente gelangen direkt aus der Arbeit in den Datensatz, etwa mit einer Urlaubsfreigabe. Die Digitalisierung beginnt nicht mit dem Scannen, sondern mit Regeln. Dokumentarten, wem jede Art offensteht, das Format der Dateinamen und in welchem Fall ein Dokument aktualisiert wird, werden zuerst schriftlich festgelegt. Ob die gescannte Kopie das Original ersetzt, ist eine eigene Frage; ob handschriftlich unterschriebene Originale aufbewahrt werden, entscheiden Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Für die Werkstatt in Kayseri könnte diese Ordnung so aussehen: Wird der Vertrag einer neuen Mitarbeiterin unterschrieben, wird er eingescannt und mit der Art 'Arbeitsvertrag' an ihren Datensatz gebunden. Wird ein Urlaubsantrag genehmigt, liegt der Freigabedatensatz in der Akte; wie Urlaub über den Datensatz verfolgt wird, beschreiben wir im Beitrag [Urlaubsverwaltung](https://www.corex360.com/de/blog/urlaubsverwaltung). Ein als Arbeitsmittel ausgegebenes Werkzeug wird mit dem Übergabeprotokoll im Personaldatensatz eingetragen. Was ein Datensatz zu ausgegebenen Arbeitsmitteln umfasst, sehen Sie im Glossareintrag [Arbeitsmittelverwaltung](https://www.corex360.com/de/glossar/arbeitsmittelverwaltung). Eine Akte wird nicht einmal angelegt und dann liegen gelassen. Ein Dokument veraltet, wenn ein ärztliches Attest erneuert werden muss, ein Zertifikat abläuft oder eine Schulung zu wiederholen ist. In einer digitalen Ordnung werden diese Termine mit dem Dokument erfasst, und anstehende Erneuerungen landen auf einer Liste; im Papierordner fällt ein veraltetes Dokument oft erst am Tag einer Prüfung auf. ** 05. ## Was geschieht mit der Personalakte, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt? ** Kurze Antwort Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, wird die Akte nicht sofort gelöscht; sie wird so lange mit eingeschränktem Zugriff aufbewahrt, wie Vorschriften und mögliche Streitigkeiten es erfordern, und nach Ablauf der Frist nach der festgelegten Regel gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Die Akte ausgeschiedener Mitarbeitender bleibt nützlich: Sie kann bei der Anfrage nach einem Arbeitszeugnis, bei einer Prüfung oder in einem Rechtsstreit verlangt werden. Andererseits führt es auch nach KVKK (türkisches Datenschutzgesetz) zu Problemen, personenbezogene Daten länger als nötig aufzubewahren. Deshalb wird die Aufbewahrungsfrist je Dokumentart festgelegt, und nach Ablauf wird der Datensatz gelöscht, vernichtet oder anonymisiert. Wie lange welches Dokument aufbewahrt wird, hängt von den einschlägigen Vorschriften und der Art der Tätigkeit ab; Fristen werden hier nicht genannt. Erstellen Sie die Fristentabelle gemeinsam mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Rechtsberatung. In einer digitalen Ordnung wird diese Frist an jede Dokumentart gebunden, und ein Dokument mit abgelaufener Frist erscheint auf einer Liste, ohne dass jemand daran denken muss. ** 06. ## Wo liegen Personalunterlagen in Corex360? ** Kurze Antwort In den Ansichten von Corex360 Personal gibt es den Personaldatensatz, vom Unternehmen selbst definierte Dokumenttypen, Urlaubs- und Vorschussanträge sowie Datensätze zu Inventar und ausgegebenen Arbeitsmitteln; der Zugriff ist rollenbasiert. Im Modul Personal gibt es neben den Ansichten für Personal, Zeiterfassung und Urlaubskalender Definitionen für Dokumenttypen; das Unternehmen legt seine Dokumentarten selbst fest. Urlaubs-, Vorschuss-, Reisekosten- und Zahlungsanträge werden im Produkt gestellt und durchlaufen einen Freigabeablauf. Datensätze zu Inventar und ausgegebenen Arbeitsmitteln liegen im selben Modul, die Arbeitsmittel stehen auf der Personalkarte. Die Ansichten des Moduls zeigt die Seite [Corex360 Personal](https://www.corex360.com/de/module/personalwesen). Dateien liegen in Corex Drive verschlüsselt und an Berechtigungen gebunden; dieselbe Datei erscheint jeder Abteilung mit deren eigenen Rechten, und jedes Ansehen und Herunterladen wird protokolliert. Personenbezogene Daten werden im Rahmen des KVKK (türkisches Datenschutzgesetz) verarbeitet. Welche Dokumentarten angelegt werden und wer auf sensible Unterlagen zugreift, wird bei der Einrichtung anhand der Liste Ihres Betriebs festgelegt. ## Ressourcen - [Türkisches Rechtsinformationssystem, Arbeitsgesetz Nr. 4857 (aktueller Text)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Zuletzt geprüft 24. September 2026 - [Türkische Datenschutzbehörde, Leitfäden](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) Zuletzt geprüft 24. September 2026 ## Wie ist diese Seite entstanden? - Verfasst von: [Şevket Erer](https://www.corex360.com/de/blog#blog-hakkinda), Mitgründer, KI-Spezialist - Quellen: Angaben zu Rechtsvorschriften, Behörden und Herstellern stammen aus den Primärquellen in der Liste Quellen auf dieser Seite; bei jeder Quelle steht das Datum der letzten Prüfung. - Produktinformationen: Aussagen über Corex360 beruhen auf den Produktfaktenblättern des Unternehmens; nicht bestätigte Funktionen werden nicht beschrieben. - Einsatz von KI: Den Text schreibt das Corex360-Team; KI-Werkzeuge werden für Entwürfe und Übersetzungen genutzt. [Redaktionelle Grundsätze](https://www.corex360.com/de/ueber-uns#yayin-ilkeleri) - Daten: erste Veröffentlichung 25. September 2026 . [Grundsatz für Korrekturen](https://www.corex360.com/de/ueber-uns#duzeltmeler) ## Häufige Fragen ** 01 Was ist eine Personalakte? ** Die Personalakte ist die Akte, die der Arbeitgeber für jeden Mitarbeitenden anlegt und in der er neben den Identitätsangaben die gesetzlich verlangten Unterlagen und Aufzeichnungen aufbewahrt. ** 02 Ist eine Personalakte Pflicht? ** Ja. Das türkische Arbeitsgesetz verlangt, dass der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten eine Personalakte anlegt und sie auf Verlangen den zuständigen Beamten und Behörden vorlegt. ** 03 Kann eine Personalakte digital geführt werden? ** Die Akte digital zu führen ist verbreitet. Ob eine gescannte Kopie für ein bestimmtes Dokument genügt und ob handschriftlich unterschriebene Originale aufbewahrt werden müssen, hängt von der Dokumentart ab; treffen Sie diese Entscheidung mit Ihrer Rechtsberatung. ** 04 Können Mitarbeitende ihre eigene Personalakte einsehen? ** Das KVKK (türkisches Datenschutzgesetz) gibt jeder Person das Recht zu erfahren, ob personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden, und falls ja, Auskunft darüber zu verlangen. Wie auf die Anfrage eines Mitarbeitenden geantwortet wird, sollte in der Unternehmensrichtlinie festgehalten sein. ** 05 Wer sollte auf die Personalakte zugreifen können? ** Wer es für seine Aufgabe braucht: die zuständige Person im Personalwesen, wer die Lohnabrechnung erstellt, und bei Bedarf die Führungskraft des Mitarbeitenden. Für besondere Kategorien von Daten wie Gesundheitsunterlagen wird der Zugriff noch enger gefasst. ** 06 Wo steht in Corex360 der Datensatz zu ausgegebenen Arbeitsmitteln? ** Das Modul Corex360 Personal hat Ansichten für Inventar und ausgegebene Arbeitsmittel; die Zuweisung steht auf der Personalkarte. ✳ **Besprechen wir gemeinsam Ihre Urlaubs- und Überstundenregelung** Urlaubs-, Vorschuss- und Überstundenanträge landen in der Freigabezentrale; die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab, und der Datensatz hält fest, wer wann genehmigt hat. [Demo anfragen](https://www.corex360.com/de/kontakt?konu=ik#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[HR und Zeiterfassung](https://www.corex360.com/de/module/personalwesen) Verwandte Beiträge ## Lesen Sie weiter. [Zurück zum Blog](https://www.corex360.com/de/blog) [HR Was ist Zeiterfassung? Wie Stempeldaten zu Urlaub und Lohnabrechnung gelangen Zeiterfassung zeichnet Kommen und Gehen auf und liefert Daten für Urlaub, Überstunden und Lohn. 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