# Sözleşme arşivi nasıl tutulur? İmza ve tarih | Corex360 > Sözleşme arşivi, imzalı sözleşmeyi, eklerini ve tarihlerini erişimi kayıtlı biçimde saklar. Islak ve elektronik imza, adlandırma, bildirim tarihi ve yetki. Kaynak: https://www.corex360.com/blog/sozlesme-arsivi-nasil-tutulur Son güncelleme: 2026-09-29 --- ![Etiketli kutularla dolu arşiv raflarından bir kutu çeken kişi; önde kalem ve anahtarın durduğu okuma kürsüsü] Doküman # Sözleşme arşivi nasıl tutulur: imzalı belge, tarihler ve erişim Sözleşme arşivi, imzalı sözleşmenin son hâlini, eklerini ve başlangıç, bitiş ve bildirim tarihlerini kimin eriştiği belli olacak biçimde saklama düzenidir. İyi arşivde sözleşme hem bulunur hem zamanında yenilenir. [Demo isteyin](https://www.corex360.com/iletisim?konu=drive#form) [Corex360](https://www.corex360.com/) [Blog](https://www.corex360.com/blog) Sözleşme arşivi nasıl tutulur: imzalı belge, tarihler ve erişim İçindekiler - 01 İyi bir sözleşme arşivi neyi saklar? - 02 Islak imzalı sözleşmenin taranmış kopyası yeterli mi? - 03 Sözleşme dosyaları nasıl adlandırılır? - 04 Bitiş ve bildirim tarihleri nasıl kaçırılmaz? - 05 Sözleşme arşivine kim erişmeli? - 06 Corex360'ta sözleşme ve dosyası nerede durur? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/blog#blog-hakkinda)** Kurucu Ortak, Yapay Zekâ Uzmanı · Corex360 25 Eylül 2026 5 dk okuma [Modüller](https://www.corex360.com/moduller) [Çözümler](https://www.corex360.com/cozumler) Sözleşme arşivi, şirketin imzaladığı her sözleşmenin son hâlini, eklerini ve önemli tarihlerini, kimin eriştiği belli olacak biçimde saklama düzenidir. Arşivin iki işi vardır: aranan sözleşmeyi bulmak ve bitişi yaklaşanı zamanında göstermek. Klasörde duran ama bitiş tarihi kimsenin takviminde olmayan sözleşme yarım arşivlenmiştir. ** 01. ## İyi bir sözleşme arşivi neyi saklar? ** Kısa cevap İyi arşiv imzalı son metni, eklerini ve değişikliklerini, tarafları, başlangıç, bitiş ve bildirim tarihlerini ve sözleşmeden sorumlu kişiyi saklar; taslaklar arşive girmez ya da taslak olarak işaretlenir. Örnek senaryo: İzmir'de otellere çamaşırhane hizmeti veren bir firmayı düşünün. Her otelle bir hizmet sözleşmesi, bazılarıyla ek protokol, tedarikçilerle ayrı sözleşmeler imzalanır. Bir otel fiyat maddesini sorduğunda firmanın elinde aynı sözleşmenin e-postada dolaşan birkaç taslağı varsa hangisinin imzalandığını bulmak zaman alır. Arşiv bu yüzden imzalı son metinle başlar. Taslak, müzakere yazışması ve imzasız kopya arşivin dışında ya da açıkça taslak diye işaretli durur. Ekler ve sonradan imzalanan protokoller asıl sözleşmenin yanında, aynı kayıtta tutulur; ayrı klasöre giden ek zamanla kaybolur. Her sözleşme kaydında şu bilgiler bulunmalıdır: - Taraflar ve sözleşmenin türü. - İmza tarihi, başlangıç ve bitiş tarihleri. - Bildirim süresi: yenilememe kararının en geç ne zaman bildirileceği. - Tutar ve ödeme koşulu. - Sözleşmeden sorumlu kişi. - İmzalı dosya ve ekleri. ** 02. ## Islak imzalı sözleşmenin taranmış kopyası yeterli mi? ** Kısa cevap Taranmış kopya bulmayı kolaylaştırır ama ıslak imzalı aslın yerini her durumda tutmaz; güvenli elektronik imzayla imzalanan belge ise kanuna göre elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurduğunu söyler. Aynı kanun bir istisna da yazar: kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime bağladığı hukuki işlemler ile banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri dışındaki teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Kanunun güncel metni [Mevzuat Bilgi Sistemi'nde](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) durur. Islak imzalı sözleşmede tarama bir kopyadır; asıl belge bir uyuşmazlıkta istenebilir. Bu yüzden birçok şirket aslı fiziksel arşivde, taramayı dijital arşivde tutar ve iki kaydı birbirine bağlar: dijital kayıtta aslın hangi klasörde durduğu yazılır. Hangi sözleşmelerde aslın saklanması gerektiğine hukuk danışmanınızla karar verin; bu bölüm genel bilgidir. Güvenli elektronik imzalı bir sözleşmede ise durum tersine döner. Asıl belge dijital dosyanın kendisidir; yazdırılıp yeniden taranan kopya imza doğrulamasını kaybeder. Bu dosya imza bilgisiyle birlikte, özgün hâliyle saklanmalıdır. ** 03. ## Sözleşme dosyaları nasıl adlandırılır? ** Kısa cevap Dosya adı karşı taraf, sözleşme türü ve imza tarihinden oluşur ve herkes aynı biçimi kullanır; 'son', 'son_son' ya da 'yeni' gibi ekler sürümün yerine geçmez. Arşivin en sık bozulduğu yer dosya adıdır. 'sozlesme_son.pdf', 'sozlesme_son_imzali.pdf' ve 'sozlesme_yeni.pdf' aynı klasörde yan yana durunca hangisinin geçerli olduğu dosyayı açmadan anlaşılmaz. Tek bir biçim seçmek bu sorunu çözer: karşı tarafın adı, sözleşmenin türü, imza tarihi. İzmir'deki firmada bu, otelin adı, 'hizmet sözleşmesi' ve imza günüyle başlayan bir dosya adı olabilir. Adlandırma kuralı yazılı olmalı ve yeni gelen herkese verilmelidir. Klasör yapısı da aynı mantıkla kurulur, karşı tarafa göre ya da sözleşme türüne göre. İkisi birden kurulursa aynı dosya iki yere kopyalanır ve kopyalar zamanla birbirinden ayrışır. ** 04. ## Bitiş ve bildirim tarihleri nasıl kaçırılmaz? ** Kısa cevap Takvime bitiş tarihiyle birlikte bildirimin en geç yapılabileceği gün yazılmalıdır; kendiliğinden uzayan bir sözleşmede bu gün kaçarsa sözleşme çoğu zaman kendi maddesine göre istenmeden uzar. Birçok hizmet ve kira sözleşmesinde, taraflardan biri belirli bir süre önce bildirmezse sözleşmenin kendiliğinden uzayacağını söyleyen bir madde bulunur. Arşivde yalnız bitiş tarihi yazılıysa hatırlatma, bildirim süresi geçtikten sonra gelir. Takvime yazılması gereken asıl tarih bildirimin en geç yapılabileceği gündür. İzmir'deki çamaşırhane için bu kural hem otellerle yapılan hizmet sözleşmelerinde hem tedarikçi sözleşmelerinde geçerli olur. Deterjan tedarikçisiyle yapılan sözleşme sessizce uzarsa firma daha uygun bir teklifi değerlendirme fırsatını kaçırır. Hatırlatma bir kişinin takvimine bağlanırsa kişi izne çıktığında hatırlatma da onunla gider; göreve bağlanırsa sorumlusuyla birlikte kalır. Aynı düzen sözleşmenin içindeki başka tarihleri de taşır: fiyat güncelleme dönemi, teminat mektubunun süresi, düzenli bakım ya da raporlama yükümlülüğü. Bu tarihler metnin içinde gömülü kalırsa ancak karşı taraf hatırlattığında fark edilir. Arşive alınırken her sözleşmeden bu tarihlerin çıkarılıp kayda yazılması arşivi dolaptan takvime taşır. ** 05. ## Sözleşme arşivine kim erişmeli? ** Kısa cevap Sözleşmeye görevi gereği ihtiyacı olan erişmelidir: satış kendi müşterisinin, satın alma tedarikçinin sözleşmesini görür, muhasebe ödeme koşuluna bakar ve kimin hangi dosyayı açtığı kayıtta durur. Sözleşme bir ticari sırdır; fiyat, indirim, cezai şart ve ödeme koşulu içerir. Paylaşılan bir sürücüde herkese açık duran sözleşme klasörü, bir çalışanın ayrılışında da bir yanlış paylaşımda da risk taşır. Erişim karşı tarafa ya da departmana göre daraltılmalı, dışarıya gönderilen bağlantılar da süreli olmalıdır. Arşiv, sözleşme yönetiminin bir parçasıdır. Sözleşmenin hazırlanmasından yenilenmesine kadar süreci kapsayan yapıyı [sözleşme yönetimi](https://www.corex360.com/sozluk/sozlesme-yonetimi) maddesi tanımlıyor. Dosyaların ait oldukları kayda bağlı saklanması konusunu da [belge yönetimini anlatan yazıda](https://www.corex360.com/blog/dokuman-yonetim-sistemi-nedir) okuyabilirsiniz. ** 06. ## Corex360'ta sözleşme ve dosyası nerede durur? ** Kısa cevap Corex360'ta sözleşme kartı türü, tutarı, başlangıç ve bitiş tarihini ve oluşturan kişiyi tutar; imzalı dosya Corex Drive'da kayda bağlı durur. Sözleşme kartında tür, tutar, başlangıç ve bitiş tarihi ve oluşturan kişi durur; durumlar Taslak, Devam ediyor, Aktif, Bekliyor ve Tamamlandı'dır. Sözleşme şablonları kategorilere ayrılır. Teklif ve sözleşme aynı müşteri kartının Teklifler ve Sözleşmeler sekmelerindedir. Dosyalar ait oldukları kaydın içinde durur; müşteri kartında Dosyalar ve Drive sekmeleri vardır. Drive'da dosyalar şifreli ve yetkiye bağlıdır, paylaşım süreli ve geri alınabilir bağlantıyla yapılır, her görüntüleme ve indirme kaydedilir. Ortak alanlar departmana ya da konuya göre ortak klasör açar, etiketleri kurum kendisi tanımlar. Drive'ın bölümlerini [Corex Drive](https://www.corex360.com/moduller/corex-drive) sayfası gösteriyor. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur; bitişin hangi sözleşmede yaklaştığı karttan okunur. Yenileme koşulunu ve imza kararını siz verirsiniz; [X AI](https://www.corex360.com/x-ai) sözleşme kararında durur ve sorar. ## Kaynaklar - [Mevzuat Bilgi Sistemi, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu (güncel metin)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=5070&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Son kontrol 24 Eylül 2026 ## Bu sayfa nasıl hazırlandı? - Yazan: [Şevket Erer](https://www.corex360.com/blog#blog-hakkinda), Kurucu Ortak, Yapay Zekâ Uzmanı - Kaynak: mevzuat, resmi kurum ve üretici bilgileri sayfadaki Kaynaklar listesindeki birincil kaynaklardan alınır; her kaynağın yanında son kontrol tarihi yazılıdır. - Ürün bilgisi: Corex360 hakkındaki cümleler şirketin ürün olgu kayıtlarına dayanır; teyit edilmemiş özellik yazılmaz. - Yapay zekâ kullanımı: metni Corex360 ekibi yazar; yapay zekâ araçları taslak hazırlarken ve çeviride kullanılır. [Yayın ilkeleri](https://www.corex360.com/hakkimizda#yayin-ilkeleri) - Tarihler: ilk yayın 25 Eylül 2026 . [Düzeltme ilkesi](https://www.corex360.com/hakkimizda#duzeltmeler) ## Sık sorulanlar ** 01 Sözleşme arşivi nedir? ** Sözleşme arşivi, şirketin imzaladığı sözleşmelerin son hâlini, eklerini ve önemli tarihlerini, kimin eriştiği belli olacak biçimde saklama düzenidir. ** 02 Sözleşmeleri ne kadar süre saklamak gerekir? ** Süre sözleşmenin türüne ve ilgili mevzuata göre değişir; ticari belgeler, vergi kayıtları ve iş sözleşmeleri için farklı süreler vardır. Süre tablosunu mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın. ** 03 E-imzalı sözleşme nasıl arşivlenir? ** Güvenli elektronik imzalı belge, imza bilgisiyle birlikte özgün dosya olarak saklanmalıdır. Yazdırılıp yeniden taranan kopya imza doğrulamasını kaybeder. ** 04 Sözleşme taslakları arşivde tutulmalı mı? ** Taslaklar imzalı metinle karışmayacak biçimde ayrı tutulmalı ya da taslak diye işaretlenmelidir. Müzakere geçmişi bir uyuşmazlıkta işe yarayabilir; geçerli metin ise yalnız imzalı olandır. ** 05 Kendiliğinden yenilenen sözleşme nasıl takip edilir? ** Takvime bitiş tarihinin yanında bildirimin en geç yapılabileceği gün yazılır. Hatırlatma bir kişinin takvimine değil, sözleşmenin sorumlusuna atanan bir göreve bağlanır. ** 06 Corex360'ta sözleşme şablonu kullanılabilir mi? ** Evet. Corex360'ta sözleşme şablonları ve şablon kategorileri vardır; sözleşme kartı türü, tutarı, başlangıç ve bitiş tarihini tutar. ✳ **Bu sorunu kendi işinizde görün** Birkaç kısa soruyla işinizi dinleriz; demoyu sizin kanallarınızla, canlı ve online hazırlarız. [Demo isteyin](https://www.corex360.com/iletisim?konu=drive#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[Corex Drive](https://www.corex360.com/moduller/corex-drive) İlgili yazılar ## Okumaya devam edin. [Blog'a dön](https://www.corex360.com/blog) [Doküman Doküman yönetim sistemi nedir? Dosya müşteri kaydına nasıl bağlanır Doküman yönetim sistemi belgeyi saklar, bulunur kılar ve erişimi yetkiye bağlar. Ortak klasör neden yetmez, dosya müşteri kaydına bağlanınca ne değişir? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 01](https://www.corex360.com/blog/dokuman-yonetim-sistemi-nedir)[İş zekâsı Yönetici raporu mu, karar ekranı mı: Excel raporunun sınırı Yönetici raporu dönemi karar verecek kişiye özetler; Excel'de hazırlanan rapor ise hazırlandığı anda donar. Excel bazı işleri yine de iyi yapar. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 02](https://www.corex360.com/blog/yonetici-raporu-excel)[Dijitalleşme KOSGEB dijital dönüşüm desteğiyle iş yazılımı almak: kimi kapsar, ne ister KOSGEB dijital dönüşüm desteği, imalattaki küçük ve orta işletmenin yazılım ve makine kredisinin faizine destektir. Şartlar, olgunluk raporu, adımlar, hatalar. Tarih 28 Eylül 2026 Yazıyı oku 03](https://www.corex360.com/blog/kosgeb-dijital-donusum-destegi)[Dijitalleşme KOBİ'lerde dijital dönüşüm: nereden başlanır, neden yarım kalır? KOBİ'lerde dijitalleşme, Excel, WhatsApp ve klasörde duran iş kaydını ortak bir düzene taşımaktır. Girişimler neden yarım kalır, ilk adım hangi iş olmalı? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 04](https://www.corex360.com/blog/kobi-dijitallesme)[İş zekâsı İş zekâsı nedir, rapordan ve KPI panosundan nasıl ayrılır? İş zekâsı, dağınık kayıtları bağlayıp karar gerektiren durumu öne çıkaran katmandır. Parçaları, rapor ve KPI panosuyla ilişkisi ve KOBİ'de kullanım alanları. Tarih 22 Eylül 2026 Yazıyı oku 05](https://www.corex360.com/blog/is-zekasi-nedir)[İş zekâsı KPI panosu nedir? Yöneticinin sabah baktığı ilk ekran KPI panosu, şirketin hedefe göre nerede durduğunu gösteren göstergeleri eşik ve sorumlusuyla tek ekranda toplar. Panoya ne girer, neden zamanla bakılmaz olur? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 06](https://www.corex360.com/blog/kpi-panosu-nedir)[Asistan CRM'de yapay zekâ asistanı ne yapar, ne yapmaz CRM'deki yapay zekâ asistanı yazışmayı okur, özetler, taslak hazırlar ve takip eder; karar sizde kalır. Yanlış cevap riski seçimden önce sorulmalıdır. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 07](https://www.corex360.com/blog/crm-yapay-zeka-asistani)[Asistan İş süreçlerinde kural motoru nedir: hatırlatma, atama, onay Kural motoru hafızadaki işi yazılı kurala çevirir: tetikleyici, koşul, aksiyon. Bir satış ofisinin haftasında hangi iş kurala bağlanır, onay nerede durur? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 08](https://www.corex360.com/blog/kural-motoru-nedir) ## İlgili sorular **[KEP iletisi ne zaman okunmuş sayılır?](https://www.corex360.com/sozluk/kep#sss)** Hesap sahibi hesabına girmese de mücbir sebep dışında, bir iş günü içinde gelen ileti ertesi iş günü ulaşmış ve okunmuş kabul edilir (Yönetmelik m. 12/2). Bu yüzden KEP adresi olan şirketin hesabı düzenli kontrol etmesi gerekir. Bu sayfa işinize yaradı mı?