# Özlük dosyası nedir, dijitalde nasıl tutulur? | Corex360 > Özlük dosyası, işverenin her çalışan için tuttuğu belge ve kayıt dosyasıdır. İçindeki belgeler, sağlık verisi, erişim yetkisi ve dijital düzenin kuralları. Kaynak: https://www.corex360.com/blog/ozluk-dosyasi-nedir Son güncelleme: 2026-09-29 --- ![Raftaki gri klasörlerin yanındaki dosya kutusuna kâğıt yerleştiren bir çalışan; altta kilitli dolap] İK # Özlük dosyası nedir, dijital olarak nasıl tutulur Özlük dosyası, işverenin her çalışanı için düzenlediği ve kimlik bilgisiyle birlikte mevzuatın istediği belge ve kayıtları sakladığı dosyadır. Dijital tutulduğunda belge türü, erişim yetkisi ve saklama kuralı baştan belirlenir. [Demo isteyin](https://www.corex360.com/iletisim?konu=ik#form) [Corex360](https://www.corex360.com/) [Blog](https://www.corex360.com/blog) Özlük dosyası nedir, dijital olarak nasıl tutulur İçindekiler - 01 Özlük dosyası neden tutulur? - 02 Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur? - 03 Sağlık raporu gibi hassas belgeler nasıl korunur? - 04 Dijital özlük dosyası nasıl kurulur? - 05 Çalışan ayrıldığında özlük dosyası ne olur? - 06 Corex360'ta personel belgeleri nerede durur? Ş **[Şevket Erer](https://www.corex360.com/blog#blog-hakkinda)** Kurucu Ortak, Yapay Zekâ Uzmanı · Corex360 25 Eylül 2026 5 dk okuma [Modüller](https://www.corex360.com/moduller) [Çözümler](https://www.corex360.com/cozumler) Özlük dosyası, işverenin çalıştırdığı her işçi için düzenlediği ve işçinin kimlik bilgilerinin yanında mevzuatın düzenlenmesini istediği belge ve kayıtları sakladığı dosyadır. [İş Kanunu](https://www.corex360.com/ik-bordro-mevzuat-tablosu) bu dosyayı işverene yükümlülük olarak yazar ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilmesini ister. Dosyanın kâğıt klasör ya da dijital kayıt olması yükümlülüğü değiştirmez; değişen, belgeye kimin ve ne zaman ulaştığıdır. ** 01. ## Özlük dosyası neden tutulur? ** Kısa cevap Özlük dosyası iki iş görür: işverenin mevzuattan doğan belge saklama yükümlülüğünü karşılar ve çalışanla ilgili bir soru geldiğinde cevabın tek yerde bulunmasını sağlar. Kanunun dili kısadır. İşveren, işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı bu dosyada saklar. Aynı hüküm işverene bir yükümlülük daha yükler: işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak. Kanunun güncel metni [Mevzuat Bilgi Sistemi'nde](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) okunabilir. Örnek senaryo: Kayseri'de bir mobilya atölyesini düşünün. Bir denetimde ya da bir çalışanın işten ayrılışında dosya istenir. Belgeler muhasebenin dolabında, atölye şefinin çekmecesinde ve İK sorumlusunun e-postasında dağınıksa cevap günler alır, eksik belge de ancak o gün fark edilir. Dosya çalışanı da korur. Hizmet süresi, alınan eğitimler ve izin geçmişi bir anlaşmazlıkta çalışanın da dayanağıdır. Düzenli bir dosya, 'bu eğitimi aldım' ya da 'o izni kullanmadım' gibi bir tartışmayı tahminden çıkarıp kayda bağlar. ** 02. ## Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur? ** Kısa cevap Özlük dosyasında kimlik bilgisi, iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, diploma ve sertifikalar, sağlık raporları, eğitim, izin ve zimmet kayıtları ile ayrılışta düzenlenen belgeler bulunur; liste işin türüne göre genişler. Kimlik bilgisinden ayrılış belgelerine uzanan bu liste çoğu işyeri için bir başlangıçtır; işin niteliğine göre mevzuatın istediği başka belgeler de eklenir. Hangi belgenin sizin işyeriniz için zorunlu olduğunu mali müşavirinizle ya da iş hukuku danışmanınızla netleştirin. - Kimlik ve iletişim bilgileri. - İş sözleşmesi, varsa ekleri ve değişiklikleri. - SGK işe giriş bildirgesi. - Diploma, sertifika ve mesleki yeterlilik belgeleri. - İşe giriş ve dönemsel sağlık raporları. - İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları. - Yıllık izin kayıtları ve izin talepleri. - Zimmet tutanakları. - İşten ayrılışta düzenlenen belgeler. Liste uzadıkça belge türlerinin adı da önem kazanır. Aynı belge bir çalışanda 'sağlık raporu', ötekinde 'rapor', bir başkasında 'belge' diye kaydedilirse arama işe yaramaz. Dijital düzende belge türleri önceden tanımlanır ve her belge bir türe bağlanır. Böylece bir çalışanın eksik belgesi, dosyası tek tek açılmadan tür listesinden görülür. ** 03. ## Sağlık raporu gibi hassas belgeler nasıl korunur? ** Kısa cevap Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır; özlük dosyasındaki sağlık raporuna yalnız görevi gereği ihtiyaç duyan kişiler ulaşabilmeli ve her erişim kayıt altında olmalıdır. Özlük dosyasının en hassas bölümü sağlık belgeleridir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veriler arasında sayar ve bu verilerin işlenmesini daha sıkı şartlara bağlar. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun [rehberler sayfasında](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ayrı bir rehber listelenir. Kâğıt dosyada sağlık raporu kimliğin ve sözleşmenin yanında, aynı klasörde durur; klasörü açan hepsini görür. Dijital düzende sağlık belgesi ayrı bir türde tutulabilir ve bu türe erişim daraltılabilir: bordroyu hazırlayan kişi sözleşmeyi görür ama sağlık raporunu görmez. Bu bölüm genel bilgidir; kendi işyeriniz için hukuk danışmanınıza başvurun. ** 04. ## Dijital özlük dosyası nasıl kurulur? ** Kısa cevap Önce belge türleri ve her türe kimin erişeceği yazılır, sonra mevcut kâğıt belgeler taranıp türlerine göre çalışanın kaydına bağlanır; yeni belgeler de işin içinden, örneğin izin onayıyla, kayda girer. Dijitale geçiş taramayla başlamaz, kuralla başlar. Belge türleri, her türün kime açık olacağı, dosya adlandırma biçimi ve bir belgenin hangi durumda güncelleneceği baştan yazılır. Taranmış kopyanın asıl belgenin yerini tutup tutmadığı ayrı bir sorudur; ıslak imzalı asılların saklanıp saklanmayacağına hukuk danışmanınızla karar verin. Kayseri'deki atölye için bu düzen şöyle işleyebilir: yeni başlayan çalışanın sözleşmesi imzalanınca taranır ve 'iş sözleşmesi' türüyle kaydına bağlanır. İzin talebi onaylandığında onay kaydı dosyada durur; iznin kayıtla nasıl izlendiğini [izin takibi](https://www.corex360.com/blog/izin-takibi) yazısında anlattık. Zimmetle verilen bir alet teslim tutanağıyla personel kaydına işlenir. Zimmet kaydının neleri kapsadığını [zimmet takibi](https://www.corex360.com/sozluk/zimmet-takibi) maddesinde görebilirsiniz. Dosya bir kez kurulup bırakılmaz. Sağlık raporunun yenilenmesi gereken tarih, bir sertifikanın geçerlilik süresi ya da bir eğitimin tekrar zamanı geldiğinde belge eskir. Dijital düzende bu tarihler belgeyle birlikte yazılır ve yaklaşan yenileme bir listeye düşer; kâğıt klasörde ise eskiyen belge çoğu zaman ancak denetim günü fark edilir. ** 05. ## Çalışan ayrıldığında özlük dosyası ne olur? ** Kısa cevap Çalışan ayrıldığında dosya hemen silinmez; mevzuatın ve olası uyuşmazlıkların gerektirdiği süre boyunca daraltılmış erişimle saklanır ve süre dolunca kurala göre silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Ayrılan çalışanın dosyası hâlâ işe yarar: bir hizmet belgesi talebinde, bir denetimde ya da bir davada istenebilir. Öte yandan kişisel verinin gerektiğinden uzun tutulması da KVKK açısından sorun doğurur. Bu yüzden saklama süresi belge türüne göre belirlenir ve süre dolunca kayıt silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir. Hangi belgenin ne kadar saklanacağı ilgili mevzuata ve işin niteliğine göre değişir; burada süre verilmez. Süre tablosunu mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın. Dijital düzende her belge türüne bu süre bağlanır ve süresi dolan belge kimsenin hafızasına kalmadan listede görünür. ** 06. ## Corex360'ta personel belgeleri nerede durur? ** Kısa cevap Corex360 İnsan Kaynakları ekranlarında personel kaydı, kurumun kendi tanımladığı doküman tipleri, izin ve avans talepleri ile varlık ve zimmet kayıtları bulunur; erişim rol bazlıdır. İnsan Kaynakları modülünde personel, PDKS ve izin takvimi ekranlarının yanında doküman tipi tanımları vardır; kurum belge türlerini kendisi tanımlar. İzin, avans, harcırah ve ödeme talepleri ürün içinden açılır ve onay akışından geçer. Varlık ve zimmet kayıtları da aynı modüldedir, zimmet personel kartında durur. Modülün ekranlarını [Corex360 İnsan Kaynakları](https://www.corex360.com/moduller/insan-kaynaklari) sayfası gösteriyor. Dosyalar Corex Drive'da şifreli ve yetkiye bağlı durur; aynı dosya her departmana kendi yetkisiyle görünür ve her görüntüleme ile indirme kaydedilir. Kişisel veri KVKK kapsamında işlenir. Hangi belge türlerinin açılacağı ve hassas belgelere kimin erişeceği, kurulumda sizin işyerinizin listesiyle birlikte belirlenir. ## Kaynaklar - [Mevzuat Bilgi Sistemi, 4857 sayılı İş Kanunu (güncel metin)](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5) Son kontrol 24 Eylül 2026 - [Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Rehberler](https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/2030/rehberler) Son kontrol 24 Eylül 2026 ## Bu sayfa nasıl hazırlandı? - Yazan: [Şevket Erer](https://www.corex360.com/blog#blog-hakkinda), Kurucu Ortak, Yapay Zekâ Uzmanı - Kaynak: mevzuat, resmi kurum ve üretici bilgileri sayfadaki Kaynaklar listesindeki birincil kaynaklardan alınır; her kaynağın yanında son kontrol tarihi yazılıdır. - Ürün bilgisi: Corex360 hakkındaki cümleler şirketin ürün olgu kayıtlarına dayanır; teyit edilmemiş özellik yazılmaz. - Yapay zekâ kullanımı: metni Corex360 ekibi yazar; yapay zekâ araçları taslak hazırlarken ve çeviride kullanılır. [Yayın ilkeleri](https://www.corex360.com/hakkimizda#yayin-ilkeleri) - Tarihler: ilk yayın 25 Eylül 2026 . [Düzeltme ilkesi](https://www.corex360.com/hakkimizda#duzeltmeler) ## Sık sorulanlar ** 01 Özlük dosyası nedir? ** Özlük dosyası, işverenin her çalışan için düzenlediği ve kimlik bilgileriyle birlikte mevzuatın istediği belge ve kayıtları sakladığı dosyadır. ** 02 Özlük dosyası tutmak zorunlu mu? ** Evet. İş Kanunu, işverenin çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesini ve dosyayı istendiğinde yetkili memur ve mercilere göstermesini ister. ** 03 Özlük dosyası dijital olarak tutulabilir mi? ** Dosyanın dijital tutulması yaygındır. Taranmış kopyanın hangi belge için yeterli olduğu ve ıslak imzalı asılların saklanması gerekip gerekmediği belgenin türüne bağlıdır; bu kararı hukuk danışmanınızla verin. ** 04 Çalışan kendi özlük dosyasını görebilir mi? ** KVKK, kişiye kendisiyle ilgili kişisel verinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme hakkı tanır. Çalışanın talebine nasıl cevap verileceği şirket politikasına yazılmalıdır. ** 05 Özlük dosyasına kimler erişebilmeli? ** Görevi gereği ihtiyacı olanlar: İK sorumlusu, bordroyu hazırlayan kişi ve gerektiğinde çalışanın yöneticisi. Sağlık belgeleri gibi özel nitelikli veriler için erişim daha dar tutulur. ** 06 Corex360'ta zimmet kaydı nerede durur? ** Corex360 İnsan Kaynakları modülünde varlık ve zimmet ekranları vardır; zimmet personel kartında durur. ✳ **İzin ve mesai düzeninizi birlikte konuşalım** İzin, avans ve mesai talepleri onay merkezine düşer; yönetici onaylar ya da reddeder, kayıt kimin ne zaman onayladığını taşır. [Demo isteyin](https://www.corex360.com/iletisim?konu=ik#form)[WhatsApp](https://wa.me/905321323288)[İK ve PDKS](https://www.corex360.com/moduller/insan-kaynaklari) İlgili yazılar ## Okumaya devam edin. [Blog'a dön](https://www.corex360.com/blog) [İK PDKS nedir? Giriş çıkış verisi izin ve bordroya nasıl bağlanır PDKS, giriş çıkış saatini kaydedip izin, mesai ve bordroya veri veren sistemdir. Kart okutulduğu andan ay sonuna kadar bu veri KVKK kapsamında işlenir. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 01](https://www.corex360.com/blog/pdks-nedir)[İK İzin takibi nasıl yapılır, takvimde çakışma nasıl önlenir İzin takibi talebi, onayı, kalan hakkı ve ekip takvimini tek yerde tutmaktır. İki mühendisin aynı haftaya izin yazması nasıl önlenir, devama nasıl bağlanır? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 02](https://www.corex360.com/blog/izin-takibi)[İK Performans değerlendirme nasıl adil olur: puan işten gelsin Adil performans değerlendirmede puan kayıttan gelir ve kural herkese önceden açıktır. Dönem sonu toplantısı tartışmaya dönmesin diye neler yazılır? Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 03](https://www.corex360.com/blog/adil-performans-degerlendirme)[İK PDKS sistemi nasıl seçilir: cihazdan önce kayda bakın PDKS sistemi seçerken kart, PIN ya da telefon kararı ay sonu masasından sonra gelir. Seçimi KVKK kuralları ve işyerinin çalışma düzeni belirler. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 04](https://www.corex360.com/blog/pdks-sistemi-nasil-secilir)[İK İzin takibi: kâğıt form mu, dijital akış mı Kâğıt izin formu aynı binada çalışan, onayı tek kişinin verdiği ekipte işini görür. Ekip dağılınca dijital akışa geçmenin zamanı gelmiş demektir. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 05](https://www.corex360.com/blog/izin-takibi-kagit-mi-dijital-mi)[İK Fazla mesai nasıl hesaplanır: saat, ücret ve serbest zaman Fazla mesai hesabı, haftalık süreyi aşan saatleri kayıttan bulup zamlı ücret ya da serbest zamanla karşılamaktır. Eşik, oran, onay ve yıllık sınır. Tarih 25 Eylül 2026 Yazıyı oku 06](https://www.corex360.com/blog/fazla-mesai-nasil-hesaplanir)[İK & PDKS PDKS sorunları: geç giriş, eksik kayıt ve izin çakışması PDKS sorunlarının çoğu cihazdan değil, giriş çıkış kaydının görev ve izinden ayrı durmasından doğar. Geç giriş, eksik kayıt ve izin çakışmasının kök nedenleri. Tarih 22 Eylül 2026 Yazıyı oku 07](https://www.corex360.com/blog/pdks-sorunlari)[İletişim WhatsApp Business API nedir, işletme numarası nasıl bağlanır WhatsApp Business API, mesajların telefondaki uygulama yerine bir yazılım üzerinden gidip gelmesini sağlar. Numara ve şablon kuralı uygulamadan farklıdır. Tarih 23 Eylül 2026 Yazıyı oku 08](https://www.corex360.com/blog/whatsapp-business-api-nedir) Bu sayfa işinize yaradı mı?